KI-basierte virtuelle Experten, die aus Dokumenten lernen

Wir ertrinken in einer überbordenden Flut von Dokumenten zu immer umfassenderen Regularien, komplexeren Produkten, komplizierteren Abläufen und einem exponentiell wachsenden Meer an Wissen. Mitsamt modernster Suchmaschinentechnik können selbst Spezialisten diese massive Fülle an neuen Informationen in ihren Fachgebieten nicht mehr überschauen.

Mountain View - wir haben ein Problem

Besonders evident wird das Problem in Unternehmen und Organisationen mit all ihren betriebsnotwendigen Informationen in unendlich vielen Schriftstücken – vom einfachen Dokument bis zum umfänglichen Buch, von Papier über Office Formate bis hin zu Wiki und Web Inhalten, abgelegt an verschiedenen Speicherorten von Dateiservern über DMS oder der Cloud. In diesen Dokumenten ist heute fast alles festgehalten, was für die Leistungserbringung eines Unternehmens erforderlich ist. In ihnen spiegelt sich das gesamte Knowhow der Organisation.  

Und genau hier liegt auch das Problem: Man kommt nur schwer an dieses Wissen heran. Die Speichersysteme sind wie isolierte Silos, die hohe Zugangsbarrieren schaffen und im Verein mit der Formatvielfalt ihrer Objekte ist das in ihnen enthaltene Wissen äußerst sperrig, was ein sinnvolles Zusammenführen verteilter Information und deren aggregierte Nutzung auf PCs so mühsam und auf mobilen Geräten so gut wie unmöglich macht. All das führt letztlich dazu, dass vorhandenes Wissen in einer Vielzahl von Fällen gar nicht oder nur mit immensem Aufwand erschließbar ist.

Für dieses Wissensdilemma benötigen zukunftsorientierte Unternehmen in einer digitalisierten Welt dringend eine Lösung. Und diese kann nicht von einer graduellen Verbesserung überkommener Technologien kommen. Das geschilderte Problem lässt sich nur durch neue Denkansätze und Technologien lösen.

1.000 Dokumente und nichts gefunden

Mit welchem Werkzeug Sie heute auch suchen (Betriebssystem, DMS, Wiki, dedizierte Suchmaschine …), sobald dabei Dokumente durchforstet werden – erhalten Sie als kleinste Einheit eben immer diese Dokumente. Sie werden in meist langen hinlänglich bekannten Trefferlisten präsentiert.

Das gilt auch für modernste kognitive Software und KI-Anwendungen: Auf strukturierte Daten (Big Data) angewandt, liefern sie präzise Ergebnisse: Was haben Leute noch gekauft, die denselben Artikel bestellt haben? Wie alt ist Angela Merkel? Wie wird das Wetter morgen? Auf welcher Route komme ich heute am schnellsten zum Büro?

Wenn diese Systeme aber auf Dokumenten operieren, z.B. mit einer Recherche zu künstliche Intelligenz und Algorithmen, liefern sie nur Stapel von Dokumenten. Und auch wenn diese in digitaler Form dargeboten werden, so ist die weitere Suche nach Information eine langwierige und aufwendige Heidenarbeit.

Und je mehr Skills man den Systemen für die Lieferung vernünftiger Ergebnisse versucht anzutrainieren, desto exorbitant teurer wird deren Einsatz und ist deswegen nur für hochprofitable ausgewählte Anwendungen überhaupt eine Option. 

Bestehende Systeme können benötigtes Wissen nicht oder nur mit hohem Aufwand aus unterschiedlichen Dokumenten extrahieren, und zu einem brauchbaren Ergebnis zusammenstellen.

Antworten, keine Trefferlisten

Wissensarbeiter suchen keine Dokumente, sondern feingranular extrahierte und „in einem Stück“ angebotene Information zu anstehenden Themen und Fragestellungen. Anstatt endlos Zeit beim Durchforsten von Trefferlisten mit dem Öffnen und Durchblättern langer Dokumente zu verschwenden, wünschen sie sich direkte Antworten. Sie wollen das gerade benötigte Wissen mit 1 Klick – extrahiert aus allen relevanten Dokumenten, kontext-orientiert zusammengestellt und sofort nutzbar erhalten.

Und genau das ist heute möglich, mit intelligenten virtuellen Experten, die permanent von den Inhalten zugeordneter Dokumentpools gespeist – auf Suchanfragen vollständige Ergebnisse in „gebundener Form“ liefern.

Die Matrix, die weiß was Ihr Unternehmen weiß

Der Weg in eine „Zukunft mit Antworten aus Dokumenten“ führt über ein neuronales Netz. Denn weil in unterschiedlichen Dokumenten verpacktes Wissen eben nicht durch bloßen Zugang zu denselben effizient erschlossen werden kann, muss man es letztlich seiner Hülle befreien und in ein solches Netz überführen. Das macht Software der neuesten Generation selbsttätig.

Im Rahmen dieses Prozesses werden Dokumente in ihre atomaren Bestandteile (Kapitel, Absätze, Listen, Tabellen, Bilder, Wörter …) zerlegt. Diese Elemente werden in einem ausgeklügeltem Verfahren auf thematische Bezüge („Verwandtschaften“) untersucht und entsprechend gewichtet vernetzt, das Ganze wird mit vorhandenen oder anhand von Mustern erkannten Metadaten angereichert und zuletzt wird den Wissensatomen noch ein einheitliches responsives Erscheinungsbild verpasst. Wenn man solchermaßen in Form gebrachte Dokumentinhalte in einer smarten Matrix ablegt, enthält diese das dokumentierte Wissen einer Organisation zum entsprechenden Themenkomplex in abfragbarer Form. Und dieses Netz wird bei Änderung von - und Hinzufügen neuer Quellen organisch eigenständig wachsen. 

Dieses Netzwerk erlaubt die vollautomatisierte, „dokument-befreite“, geräte-unabhängige, einheitliche und stets aktuelle Bereitstellung dokumentierter Information jeglicher Art in Form durchgängiger, präzise zu navigierender Wissensbanken, digitaler Bibliotheken und Bücher.

Die Lösung erfordert weder Abschaffung oder Änderungen von Dokumenten, noch Anpassungen bestehender Systeme und Abläufe rund um das Management von Dokumenten – und schon gar nicht verlangt sie langwierige Konzeptionsarbeiten zur ihrer Einführung. Das Netz gedeiht völlig automatisch auf dem Boden vorhandener Dokumente.

Es reicht - dem System einfach mitzuteilen, wo die Dokumente liegen, aus denen die Matrix generiert werden soll. Es müssen dazu keine Unternehmenstaxonomien, Nomenklaturen, Metadatensystematiken oder andere aufwändige Konstrukte konzipiert werden.

Damit kann man dokumentierte Information zu beliebigen Themen - basierend auf mächtigen daraus erzeugten Netzen - als komfortabel zugreifbares Wissen für direkte Nutzung am PC, Tablet und Smartphone intern oder wenn gewünscht weltweit in wenigen Tagen bereitstellen.

Virtuelle Experten, die aus Dokumenten lernen

Die noch viel durchschlagendere Kraft dieser Technik aber ist, dass sie virtuelle Experten in die Lage versetzt, Antworten auf allfällige Fragen zu den verarbeiteten Inhalten geben können: Jedem Beschäftigten im Unternehmen und bei Bedarf auch dessen Kunden und Partnern - zu jeder Zeit, an jedem Ort, auf jedem Gerät. Dieselbe Dokumentrecherche zu Künstliche Intelligenz und Algorithmen wird von dem virtuellen Experten nun mit einer sofort nutzbaren Antwort erwidert:

Basis: Project-Consult Newsletter 1999-2018: https://project-consult.theum.com/newsletter 

Um diese Information zu selektieren, sind mit konventionellen Werkzeugen viele umfängliche Dokumente zum Thema zu durchzusuchen, während der virtuelle Experte die Antwort in einem Sekundenbruchteil gibt. Natürlich sind alle Elemente der Antwort klick bar und mehrstufig vernetzt mit den jeweils umgebenden und weiterführenden Informationen.

Virtuelle Experten durchstöbern große Mengen relevanter Dokumente nach bestimmten Themen und filtern Wichtiges und Relevantes in Sekundenbruchteilen heraus. Sie wirken wie ein Verstärker für die Arbeit von Fachleuten, Sachbearbeitern und Experten. 

Dabei gibt es 2 Wege – eine Antwort zu liefern:

  • Es wird sofort ein Antwortdokument mit relevanten Extrakten aus dem Inhalt aller für das Thema geltenden Dokumente erzeugt.
  • Der virtuelle Experte führt den Anwender zum richtigen Ziel, wenn dieser gar nicht genau weiß, wonach er sucht und deswegen die unpräzise Frage zu viele Ergebnisse liefert. Dann bildet das System dynamisch Fachrubriken aus dem Ergebnis und bietet diese als präzisierende Kontext-Optionen an. Wenn man etwa den Begriff Cholera in einem virtuellen Experten zu Seuchen recherchiert, könnte man Optionen wie Behandlung, Verbreitung, Inkubationszeit etc. erhalten.

Es gibt noch einen weiteren gewichtigen Vorteil dieser Technik: Ein virtueller Experte liefert immer einen umfassenden aus allen verfügbaren Quellen gespeisten Gesamtüberblick zu einem Thema. Das im Gegensatz zu den diskontinuierlichen Trefferlisten so vermittelte komprimierte Gesamtbild eines Sachverhaltes beugt Fehlentscheidungen mit vielleicht gravierenden Folgeschäden infolge übersehener Information vor.

4 Vorteile, die sofort wirksam werden

Virtuelle Experten lösen eines der großen allgegenwärtigen Probleme: Sie erschließen den in zahllosen Dokumenten jeder Couleur verborgenen Wissensschatz von Organisationen. Nicht jedes Mal perfekt – aber immer besser als heute verfügbare Alternativen. Insbesondere lassen sich mit virtuelle Experten sofort folgende Vorteile erreichen:  

  • Signifikante Reduktion (teils Elimination) von Suchzeiten im ganzen Unternehmen durch „1-Klick“ sofort nutzbare vollständige Antworten
  • Barrierefreier Informationszugang durch Wissensbereitstellung über einen einzigen Zugriffspunkt
  • Uneingeschränkte Wissensmobilität durch on-und offline Bereitstellung der Information auf allen modernen Medien
  • Wichtige und relevante Informationen aus einer riesigen Menge von Dokumenten in Sekunden

Fazit: Software lernt aus Dokumenten

Virtuelle Experten sind bereits heute für beinahe jedes Thema äußerst wirksam und nutzbringend einsetzbar. Sie beziehen ihr Wissen aus Dokumenten, lassen sich binnen Tagen implementieren und für beliebig definierte Zwecke in Betrieb nehmen. Sie arbeiten alle nach denselben Prinzipien und können sich sogar untereinander verständigen und damit ihre Auskunftsfähigkeit noch steigern.
Virtuelle Experten können überall dort sinnvoll eingesetzt werden, wo umfangreiches Wissen in Dokumenten vorgehalten und regelmäßig von vielen Menschen benötigt wird:

  • Richtlinien, Verfahrensanweisungen, Vorschriften, Gesetze
  • Produkthandbücher, Betriebshandbücher, Sicherheitsvorgaben, Support
  • Normen, Projekte, F&E, Dossiers, Fallakten, Patente
  • Vertrags- und Risikomanagement
  • Rundschreiben, Fachmitteilungen, Tagungsunterlagen
  • Marktanalysen, Wettbewerbsbeobachtung, Studien …

Künstliche Intelligenz gilt als wichtigste Technologie der Zukunft. Und der größte Teil des Wissens ist in Dokumenten gespeichert. Mit virtuellen Experten steht dieses Wissen für Mensch und Maschine in nie dagewesener Form zur Verfügung.

Der Autor

Paul Caspers ist Vorstand der Theum AG, ansässig in Stuttgart. Unternehmen jeder Größe nutzen die Technologie von Theum weltweit zur Bereitstellung einsatzbereiten Wissens für Menschen, Anwendungen, Systeme und Maschinen.

www.theum.com