Wie digitale Arbeitskräfte nachhaltig die Produktivität steigern und Kosten senken können

In der industriellen Fertigung und Logistik führen Roboter seit vielen Jahren Aufgaben aus, die zuvor Menschen ausgeführt hatten. Als nächste Stufe der Digitalisierung erobert die Robotertechnik nun auch unsere Büros. Standardisierte Geschäftsvorfälle, die heute typischerweise im Büro von Sachbearbeitern erledigt werden, können in vielen Fällen mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) höchst effizient automatisiert werden. Die Zeiten, in denen Roboter nur mechanische und manuelle Tätigkeiten übernehmen konnten, sind vorbei. Die von Software-Robotern getriebene Automatisierung wird unserer Arbeitswelt auf ähnlich dramatische Weise revolutionieren wie klassische mechanische Roboter die Produktion.

Die folgende Situation ist aus der betrieblichen Praxis wohlbekannt: Zur Abwicklung eines Geschäftsvorfalls müssen Sachbearbeiter oft zahlreiche Anwendungen aufrufen und in einer genau definierten Art und Weise nacheinander verwenden – z.B. SAP, das Warenwirtschaftssytem, selbstentwickelte Anwendungen, Email, Excel, usw... Diese Anwendungen sind aber häufig untereinander nicht kompatibel, es fehlen Schnittstellen oder die bestehenden Schnittstellen sind nicht funktional genug. Die Sachbearbeiter müssen ständig Routine-Prozesse durchführen, Daten prüfen und zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herkopieren, Berichte erstellen, oder Kunden- und Lieferanten in Ihren Anwendungen anlegen. Solche Routinearbeiten kosten viel Zeit. Individuelle Software-Entwicklung, Weiterentwicklung oder Schnittstellenprogrammierung sind – gerade bei Altsystemen – oft zu teuer. Kleinere Lösungen wie Skripte oder Makros eignen sich nur für spezielle Fälle. Prozessoptimierungen der herkömmlichen Art sind häufig aufwendig, fehleranfällig und ineffizient, oder können wegen der allgegenwärtigen Überlastung der IT-Abteilung aufgrund fehlender Entwicklungskapazitäten nicht angegangen werden.

Bei genau dieser Problematik setzt Robotic Process Automation (RPA) an: Ein Software-Roboter verhält sich wie ein menschlicher Bediener und nimmt diesem so die monotonen Routinetätigkeiten ab, und zwar für alle Anwendungen, die der menschliche Bediener zur Abarbeitung der Geschäftsvorfälle bisher genutzt hatte. Dabei greift der Software-Roboter entweder auf bestehende Benutzer-Oberflächen zu, oder es werden etwaige existierende APIs (Programmierschnittstellen) der betreffenden Anwendungen verwendet. Dies ermöglicht die Automatisierung sowohl von End-to-End-Prozessen als auch von sehr viel kleinteiligeren Aktivitäten. Insbesondere strukturierte Prozesse mit klaren und möglichst einfachen Regeln eignen sich hervorragend zur Automatisierung mittels RPA. Das Eingreifen durch den Menschen ist dann nur noch in Ausnahmefällen erforderlich. Dabei existieren weder fachliche noch inhaltliche Beschränkungen. Gemeinsam mit den Fachabteilungen werden geeignete Prozesse identifiziert und die Arbeitsschritte des Roboters festgelegt.

Der große Vorteil bei diesem Ansatz ist, dass nur minimale Eingriffe in die bestehenden Anwendungen notwendig sind. Die Investitionen für RPA beziehen sich dementsprechend nur auf den Roboter und fallen somit deutlich geringer aus als bei üblichen Software-Entwicklungsprojekten.

Dies führt dazu, dass sich RPA-Projekte typischerweise in wenigen Monaten amortisieren und deswegen kommerziell äußerst attraktiv sind: Es können Kosteneinsparungen in Höhe von 25% bis zu 65% realisiert werden. Ein Roboter arbeitet im Gegensatz zu seinem menschlichen Pedanten rund um die Uhr 24 Stunden täglich an 7 Tagen in der Woche, und dies ohne urlaubs- oder krankheitsbedingte Ausfälle. Insbesondere bei hohen Fallzahlen der so automatisierten Prozesse lassen sich enorme Rationalisierungseffekte erzielen.

Das Innovative an RPA ist die Fähigkeit, Prozesse über verschiedenen Anwendungen hinweg und unabhängig von den in den Anwendungen eingesetzten Technologien zu automatisieren. Beispielsweise kann der Software-Roboter Kunden- und Rechnungsinformationen aus der Buchhaltungssoftware lesen, diese in ein Template übertragen und Rechnungen automatisch per Email versenden. Weitere Beispiele sind die Bearbeitung von Bestellungen oder die Pflege von Stammdaten.
Der Einsatz von RPA hat zur Folge, dass schon sehr bald einige Tätigkeitsprofile obsolet werden. Im Idealfall können die gewonnenen Kapazitäten genutzt werden, um andere, komplexere, und in höherem Maße wertschöpfende Tätigkeiten auszuführen. Dadurch steigen natürlich auch die Anforderungen an die Mitarbeiter, deren Fähigkeiten und Wissen dementsprechend weiterentwickelt werden müssen. Das Automatisierungspotential ist jedenfalls mit den Möglichkeiten aktueller RPA noch lange nicht ausgereizt.

Kosteneinsparungen sind jedoch nicht der einzige positive Effekt von RPA. Auch die Qualität wird verbessert: Robotern unterlaufen weder Flüchtigkeitsfehler noch vergessen sie Aufgaben oder Arbeitsschritte. Sie sind immer aufmerksam. Außerdem sind Software-Roboter im Prinzip beliebig skalierbar, d.h. es können jederzeit beliebig viele Kopien hinzugeschaltet und in Betrieb genommen werden, um etwaige operative Engpässe abzudecken. Die Grenzen der Skalierbarkeit sind lediglich – wie bei anderer Software auch – durch Rechenleistung und Speicherplatz gegeben.

Typische RPA-Projekte beginnen zunächst mit einer Analysephase, in der die bestehenden Prozessabläufe analysiert und auf Optimierungspotential hin untersucht werden. Es empfiehlt sich Prozesse zuerst so weit wie möglich zu optimieren und zu standardisieren, und erst dann zu automatisieren. Dieser Schritt stellt einen Wert für sich dar.

So umfangreich und attraktiv der Einsatz von RPA heute bereits ist – die Roboter selbst sind im Prinzip dumm. Deshalb wird im Rahmen diverser Forschungsinitiativen aktuell versucht, RPA mit künstlicher Intelligenz zu verbinden. Gelingt dies könnten Software-Roboter auch für Aufgaben eingesetzt werden, die keinem vordefinierten Prozess-Ablauf folgen. Der Roboter könnte alleine durch Beobachtung des Verhaltens menschlicher Sachbearbeiter das korrekte Verhalten erlernen und nachahmen, und  - genauso wie der Mensch auch - im Laufe der Zeit dabei immer besser werden. Dies würde vollkommen neue Automatisierungsperspektiven eröffnen. Eine Vielzahl dafür erforderlicher Technologien sind bereits heute verfügbar, wie z.B. Handschrift-Erkennung, Identifikation von Bildern oder die Verarbeitung natürlicher Sprache.

Diese „intelligente“ RPA wird in Zukunft fast grenzenlose Anwendungsmöglichkeiten bieten. Heute ist sie allerdings noch zu teuer und zu wenig ausgereift für den industriellen Einsatz.


„Strukturierte, repetitive Geschäftsprozesse mit klaren Regeln eignen sich hervorragend zur Automatisierung und ermöglichen dadurch signifikante Kosteneinsparungen.“ Dr. Clemens Schäffner, Geschäftsführer, Accesa IT Group GmbH München, www.accesa.de


Der Autor

Dr. Clemens Schäffner ist seit Anfang 2017 Geschäftsführer bei der Accesa IT Group GmbH in München. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Fach- und Führungserfahrung in den Bereichen Business intelligence, Data Science, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen bei Unternehmen wie Siemens, Telefonica O2 Germany, Bertelsmann arvato und MediaSaturn. Neben seinen Management-Aufgaben ist einer seiner fachlichen Schwerpunkte die Entwicklung intelligenter Bots für die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

 

 


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Dr. Clemens Schäffner

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