So wird Ihr Digital Workplace ein Erfolg – Von Anfang an

Der Kantinenplan als PDF und der Urlaubsantrag in Excel: So sieht in manchen Unternehmen, auch im Jahr 2018, noch immer das Intranet aus. Der Nutzen von sozialen und kollaborativen Komponenten wird viel zu häufig unterschätzt. Auf diese Weise verschenken Unternehmen jedes Jahr Potenziale in Millionenhöhe. Unsere Checkliste zeigt, wie die Einführung eines Digital Workplace gelingt – und zwar von Anfang an.

Ein Digital Workplace ist das perfekte Tool für Wissensmanagement und die interne Kommunikation in Unternehmen – vorausgesetzt er wird richtig geplant. Die größten Herausforderungen eines Digital Workplace sind meist nicht technischer, sondern oftmals kultureller Natur. Diese Punkte sollten Sie bei der Einführung Ihres neuen Digital Workplace beachten:

Ermitteln Sie konkrete Anwendungsfälle

Bevor Sie ein Intranet etablieren, sollten Sie sich auf den konkreten Zweck konzentrieren: Was brauchen meine Mitarbeiter wirklich und in welchen Fällen benötigen sie welchen Support? Finden Sie konkrete Prozesse und Vorgänge, die sich mit Social Media optimieren lassen. Eine schwammige Formulierung wie „Wir vernetzen alle Mitarbeiter“ ist kein Anwendungsfall.

Entwickeln Sie eine angemessene Strategie

Ohne Strategie kein Erfolg: Klären Sie Ziel, Umfang und Nutzen der geplanten Intranet-Initiativen. Finden Sie eine Strategie, die zum Unternehmen passt und erstellen Sie daraufhin einen mehrstufigen Entwicklungsplan.

Holen Sie das Management ins Boot

Sorgen Sie für die Unterstützung durch das Management und lassen Sie sich die definierte Intranet-Strategie am Ende unterschreiben.

Erstellen Sie Richtlinien

Liefern Sie genaue Vorgaben für den Umgang miteinander in einer Social Media Policy. Beteiligen Sie sich moderierend oder organisieren Sie die Moderation. Haben Sie keine Angst vor Vandalismus: Ein Digital Workplace lebt von der Beteiligung der Mitarbeiter und erfordert immer ein bisschen Mut. Arbeiten Sie mit Klarnamen und automatischem Login (SSO).

Nutzen Sie vorhandene Potenziale

Sie müssen das Rad nicht immer neu erfinden. In jedem Unternehmen gibt es gewachsene Strukturen oder funktionierende Mitarbeiter-Initiativen. Bauen Sie darauf auf, suchen Sie das Gespräch und schaffen so Raum für echte Mitgestaltung.

Involvieren Sie die IT frühzeitig

Die Technikabteilung ist Ihr Freund: Involvieren Sie die IT früh genug in die Strategie, stellen Sie klare Anforderungen und klären Sie das Thema „Ownership“.

Verbinden Sie bestehende Systeme

Etablierte Medien, Prozesse und Gewohnheiten sollten nicht auf Teufel komm raus unterbunden oder eliminiert werden. Nutzen Sie die bestehenden Systeme, wo immer es geht.

Bleiben Sie agil

Starten Sie frühe Piloten und teilen Sie komplexe Vorhaben in Phasen auf. So können Sie das Konzept durch Erfahrungen anreichern und stetig optimieren. Den Austausch mit Ihren Fokusgruppen regeln Sie im Idealfall über das Netzwerk selbst.

Bieten Sie eine hohe User Experience

Eine Plattform muss nicht nur funktionieren, auch die Bedienung soll Spaß machen! Sorgen Sie für ein modernes, ansprechendes und klares Design. Höchste Anforderungen an die Usability und eine gute Performance sind dabei ein Muss.

Denken Sie in Kampagnen

Der häufigste Fehler, der in Enterprise 2.0-Projekten begangen wird ist die fehlende kommunikative Begleitung. Starten Sie am besten schon vor dem Launch eine Kampagne, die den Mitarbeitern das neue Intranet näher bringt. Organisieren Sie Schulungen und erzählen Sie kanalübergreifend von den erzielten Erfolgen dieser Initiativen.

Abbildung: Checkliste 10 Tipps zur Einführung Ihres Digital Workplace

7 Quick Wins

Sie möchten direkt mit einigen Optimierungen loslegen? Mit diesen Quick Wins sind Sie schon vor dem Intranet-Relaunch optimal gewappnet:

1. Behandeln Sie Ihr Intranet wie eine Website

Bei den Inhalten im Intranet kommt es in erster Linie auf Relevanz, inhaltliche Korrektheit und Aktualität an. Ein professionelles Intranet ist aber letztlich auch nur eine Website, die Sie sorgsam pflegen sollten – mit einer klaren Zielgruppe, nämlich Ihren Kollegen. Vergessen Sie dabei nicht, im Vorfeld in die „Auffindbarkeit“ zu investieren. Eine gute Navigation und eine funktionierende Suchfunktion können in einem Intranet noch wichtiger sein, als auf einer Website. Intranet-Nutzer starten fast immer auf der „Home“-Startseite, denn im Gegensatz zu Websites, die Besucher über eine Suchmaschine finden, ist das der einzige bzw. erste Zugangspunkt.

2. Wer kümmert sich um was?

Es ist wichtig, Zuständigkeiten im Vorfeld klar und umfassend abzustecken. Mit einem realistischen Zeitplan – wer liefert, wann, was – sorgen Sie nicht nur für einen reibungslosen Ablauf, sondern behalten den Überblick und geben Ihren Mitarbeitern eine Übersicht, an der Sie sich orientieren können. Ansprechpartner oder zuständige Abteilungen können im auch mit einem Ansprechpartnermodul eingebunden werden. Gerade neue Mitarbeiter werden hiermit optimal abgeholt.

3. Mitarbeiterideen nutzen

Nutzen Sie eines der größten Potenziale, das Sie in Ihrer Firma haben: die Kreativität Ihrer Mitarbeiter. Beziehen Sie die Kollegen so früh wie möglich in den Relaunch mit ein und fragen Sie nach deren Bedürfnissen. Denn eines sollten Sie immer im Hinterkopf behalten: Der Erfolg Ihres Intranets steht und fällt mit der Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter!

4. Setzen Sie auf das Visuelle

Instagram, Snapchat und Pinterest werden immer beliebter, aus einem einfachen Grund: Die Menschen reagieren auf Bilder. In der Tat zeigen Studien, dass sich nur 10 % der Menschen daran erinnern, was sie hören, 20 %, was sie lesen und 80 % der Menschen erinnern sich daran, was sie sehen. Brechen Sie Ihre Kommunikation mit visuellen Hilfsmitteln auf.

5. Infografiken

Gehen Sie mit Ihrer eigenen internen Infografik noch einen Schritt weiter. Wenn Sie Zugriff auf Statistiken, Daten, Analysen oder auch nur ein eher trockenes Thema haben, das Sie zum Leben erwecken wollen, kann eine Infografik Informationen in verdauliche „Brocken“ umwandeln, die eher eine Wirkung haben.

6. Gamifizierung

Manchmal können interne Ankündigungen und Kommunikationen ganz schön trocken sein. Warum also nicht spaßige Elemente in Ihren internen Kommunikationsprozess einbringen? Das sogenannte Gamification ist ein aktuelles Thema im Marketing und hat sich sowohl intern als auch extern bewährt. Denken Sie zum Beispiel an eine Rangliste, einen Wettbewerb oder eine Umfrage. Stellen Sie diese Optionen Ihren Mitarbeitern zur Verfügung, um Inhalte zu erstellen oder um Vorlieben oder Freigaben zu ermitteln. Oder Sie führen ein Spielelement in Ihren Trainings- und Einarbeitungsprozess ein und testen so Ihre Mitarbeiter auf neues Wissen.

7. Vergessen Sie nicht die Welt um sich herum

APIs erleichtern Ihnen die Wiederveröffentlichung von Inhalten aus anderen Quellen in Ihrem Intranet. Zum Beispiel ein Twitter-Feed mit dem Hashtag Ihrer Organisation oder relevante Tweets einiger Ihrer Kollegen. Dasselbe gilt für das, was z. B. in der Presse über Ihr Unternehmen gesagt wird. Ein Überblick über Ihr Unternehmen in den Nachrichten – vorzugsweise mit der Möglichkeit, unter jedem Punkt zu antworten – bringt die Außenwelt nach innen.  

Fazit

Die Etablierung eines Digital Workplace ist ein komplexes Projekt in der Change-Kommunikation. Ein gutes Intranet sollte vorhandene Strukturen stützen und ergänzen und somit einen wertvollen sowie unabdingbaren Kommunikationskanal darstellen. Der Relaunch kann durch verschiedene Maßnahmen optimal vorbereitet werden.

Die Autorin

Alexandra Lang ist bei sunzinet Business Development Managerin und auf den Digital Workplace spezialisiert. Sie bringt Erfahrung aus mehr als 30 erfolgreich realisierten Digital-Workplace-Projekten mit und berät Unternehmenskunden seit mehreren Jahren bei innovativen Digital Workplace-Lösungen. Als sunzinet-Botschafterin ist sie als Speaker für Intranet- und digitale Arbeitsplatzthemen an verschiedenen Intranet-Kongressen beteiligt. Sie hat einen M.A. in Internationalem Marketing und Medienmanagement und eine Zertifizierung für Social Intranet Architekturmodelle.


Kontakt

Alexandra Lang

E-Mail: lang-alexandra@remove-this.sunzinet.com

Web: www.digital-workplace.sunzinet.com