Aus zwei mach eins: Wie die Kombination von Dokumentation und Kommunikation zum Effizienzturbo wird

Digitale Ansätze zur Vereinfachung von Kommunikation und zum Management von Dokumenten sind ein wichtiger Baustein für eine zukunftsfähige Firma. Jetzt gibt es Software, die beides vereint. Die Basis ist ein Dokumentenmanagementsystem mit Dokumentenlenkung durch Rollen und Rechtevergabe, so dass das System prädestiniert für Zertifizierungen, QM, Organisationsmanagement ist. Und ganz nebenbei als interaktives System den Bedürfnissen moderner Firmenkultur entspricht.

Ein Beispiel aus der Praxis: Als der Einkäufer die Bestellung an den Lieferanten um 17 Uhr abschickt, ahnt er noch nichts. Am nächsten Morgen ist das Chaos allerdings perfekt. Im elektronischen Ordner des Herstellers von Drehteilen lag ein veraltetes Dokument. Die Angaben entsprachen dem Vorserienmodell. Der Kollege aus der Arbeitsvorbereitung hatte um 18 Uhr in einer E-Mail den Einkäufer darauf hingewiesen – leider zu spät. Dieser war bereits auf dem Weg nach Hause. Die Folge: 10.000 bestellte Drehteile haben Schrottwert bevor sie geliefert sind. Und das alles wegen eines alten Dokuments in der Ablage sowie einer zu spät gelesenen E-Mail.

Raus aus dem Dokumenten-Chaos

So etwas gilt es zu vermeiden, und aus gutem Grund fordern QM-Normen wie die reformierte DIN ISO 9001 von produzierenden Unternehmen, dass sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess umsetzen. Dazu gehört z.B. im Einkauf ein Ablagesystem zu entwickeln, das keinen Zweifel offen lässt und Preislisten, Lieferantendaten und Bauteilspezifikationen aktuell hält. Außerdem sollte es nachweisen können, wie der historische Verlauf zustande kam.

Relevant ist das ist zum Beispiel für Firmen, die eine Informationspflicht gegenüber ihren Mitarbeitern haben. Bei Sicherheitsfragen an Maschinen etwa oder dem Handling gesundheitsgefährdender Stoffe. „Der Verantwortliche kann den Informationsstand seiner Leute jederzeit nachweisen. Auch rückwirkend“, verdeutlicht Woithon, Geschäftsführer von orgavision. Johannes Woithon und sein Team haben solch eine Software entwickelt, die nicht nur Dokumente auf dem neuesten Stand hält, sondern genauso jede Änderung mitsamt dem Zeitpunkt dokumentiert.

Erkennt etwa in der Produktion ein Mitarbeiter aus einem vorgelagerten Arbeitsschritt einen Fehler, kann er diesen im Dokument anmerken, um so vor Produktionsbeginn ein Ausrufezeichen zu setzen. Wohlgemerkt anmerken und nicht selbst im Ablaufplan ändern. Der zuständige Kollege mit der vollen Schreibberechtigung kann diesen aufnehmen oder mit dem Autor diskutieren. Wenn gewünscht, auch für alle Beteiligten sicht- und nachvollziehbar. So können Verbesserungsvorschläge nicht ignoriert oder übersehen werden, wie es beim Eingangsbeispiel geschehen ist.

Durch solche Organisations- und Managementlösungen verringert sich das Mail-Aufkommen und Dokumentenchaos, während gleichermaßen Wissen und Transparenz steigen. Für die gleichnamige Software der Firma orgavision wurden Lösungen für Wissensmanagement und Dokumentation mit den typischen Features der Social Networks kombiniert. Von Wikipedia wurde die nachvollziehbare Historie der einzelnen Einträge übernommen, von Facebook, Xing und LinkedIn die Kommentarfunktion.
Zum einen hilft es gegen die Mail-Flut. Statt umfangreiche Mails an alle zu senden, reicht ein kurzer Hinweis, dass etwa ein Sitzungsprotokoll im Verzeichnis XY abgelegt ist. Auch Infos zu neuen Änderungen im Unternehmen, ob zu organisatorischen Prozessen, Spesen-Regelungen oder Urlaubsanträgen, können über orgavision kommuniziert werden. Lesebetätigungen lassen nachvollziehen, wer die neuen Regelungen zur Kenntnis genommen hat und wer (noch) nicht. Daneben hilft es, das Suchen nach Dokumenten zu reduzieren. Statt verschiedene Versionen eines Dokuments anzulegen (Final1.doc, Final2.doc etc.) und abzuspeichern, sorgt das Programm dafür, dass es überhaupt keine Beta-Versionen gibt. Stattdessen aber Dokumentationen und Zugriffsrechte, die auf einen Blick veranschaulichen, von wem, wie und wofür ein Schreiben oder eine Liste geändert wurde. Das schafft Transparenz.

Partizipatives Tool für moderne Firmenkultur

Der Einsatz von Kommentarfunktionen fördert die effiziente und transparente Zusammenarbeit. So kommt auch die Deutsche Social Collaboration Studie 2018 [1] nach der Befragung von 1418 Mitarbeitern erneut zu dem Ergebnis, dass der Einsatz von Social-Collaboration-Tools die Arbeitseffizienz von Mitarbeitern steigert. Durch typische Collaboration-Tools wollen 56 % aller Führungskräfte die Innovationskraft stärken und viele Unternehmen wollen auch die firmenübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Die Studie stellt gleichermaßen fest, dass die Nutzung vieler Tools nicht einfach und intuitiv genug ist. So sagen mehr als 68 % der Befragten, dass sie sich hier eine Verbesserung wünschen. Zudem stellt der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente in vielen Unternehmen nach wie vor eine Herausforderung dar. Rund 62 % sehen hier Verbesserungspotenzial. 51 % der Befragten wünschen sich eine stärkere Verfügbarkeit von Tools aus der Cloud. Als Vorteile bestehen hier etwa die entfallende Installation, die einfachere Konfiguration und automatische Updates.

Die integrierte Managementlösung orgavision – die Kombination von QM-Management, Kommunikation und Dokumentation – erfüllt auch diese Anforderungen nach intuitiver Nutzung und ist als Software-as-a-Service-Lösung uneingeschränkt über die Cloud erreichbar. Vor allem aber kommt die Software durch ihren interaktiven Charakter einer modernen Firmenkultur entgegen. So wünschen sich die nach 1980 Geborenen, die nun allenthalben langsam die (Chef-)Plätze der Babyboomer einnehmen, anstelle eines autoritären einen partizipativen Führungsstil ihrer Vorgesetzten. Hier setzen partizipative Tools wie orgavision an: Änderungsverläufe und Diskussionen lassen sich einfach nachvollziehen.

Entscheidungen und der Weg dorthin werden nachvollziehbar. Zusätzlich greifen sie den von den sozialen Medien allgegenwärtigen Trend des „Kommentierens“ auf. Unternehmensinterne Mitmach-Management-Systeme wie orgavision lassen Freiraum für Diskussionen und Anregungen. Wer diese einsetzt, kann auf das Wissen seiner Kollegen zugreifen, macht es transparent und beschleunigt damit Arbeitsprozesse.

Und dass Wissen und Effizienz Schlüsselfaktoren für Unternehmen sind, um im digitalen Zeitalter erfolgreich zu sein, ist schon fast eine Binse. „Die Digitalisierung bietet die Möglichkeit, produktiver zu werden und Potenziale auszuschöpfen“, bilanziert Woithon. „Und eine Gelegenheit, um die eigene Firmenkultur zu überdenken und ein besseres Miteinander zu erschaffen.“ IT-basierte Lösungen, die Kommunikation und das Dokumentenmanagement vereinfachen, sind dabei ein wichtiger Baustein für eine zukunftsfähige, digitale Firma.

Anmerkung:

[1] Deutsche Social Collaboration Studie 2018. Technische Universität Darmstadt, Fachgebiet Wirtschaftsinformatik, Software & Digital Business. Hochschulstraße 1, 64289 Darmstadt.

Der Autor

Johannes Woithon berät seit über 25 Jahren Unternehmen im strategischen Management, in der Organisationsentwicklung und bei komplexen Projekten. Mit der Idee das Qualitäts- und Dokumentenmanagement effizienter und wirkungsvoller zu gestalten, gründete er 2008 die orgavision GmbH. Mit der gleichnamigen Softwarelösung unterstützt orgavision derzeit mehr als 100.000 Nutzer dabei, Unternehmensdokumentation, Wissensmanagement und Integrierte Managementsysteme auf einer Plattform einfach und attraktiv zu verzahnen.


Kontakt

Johannes Woithon

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