Modernes Abwesenheitsmanagement im SharePoint

Das Pflanzenschutzunternehmen ADAMA optimiert HR-Prozesse zum grenz- und unternehmensübergreifenden Management von Urlaubsanträgen, Überstundenabbau und Krankmeldungen. Zur Optimierung und Standardisierung von Prozessen baut ADAMA auf Microsoft SharePoint, WEBCON BPS und die Expertise von Net at Work. Wir sprachen mit Stefanie Hugo, Personalleiterin, und Bernd Biertümpfel, Leiter Controlling und IT, über ihre Erfahrungen und Ergebnisse.

Ulbrich: Aus Sicht der Personalabteilung: Vor welchen Herausforderungen stehen Sie und wo wünschen Sie sich Unterstützung durch moderne IT-Lösungen?

Hugo: Der Fachkräftemangel ist auch in unserer Branche immens. Unsere Suche nach Spezialisten gestaltet sich zunehmend schwieriger und wir rekrutieren mittlerweile Spezialisten im ganzen europäischen Ausland, die oftmals in ihrem Heimatland bleiben und – sofern vorhanden – bei einer lokalen ADAMA-Gesellschaft angestellt werden. Die internationale Verzahnung bringt mit sich, dass wir uns mit ausländischem Arbeits-, Reisekosten- und Sozialversicherungsrecht vertraut machen und ausländische Abrechnungsmodalitäten berücksichtigen müssen. Das stellt uns vor erhebliche administrative Herausforderungen und erhöht den Aufwand für unsere HR-Mitarbeiter enorm. Wir wünschen uns hier daher einheitliche Systeme und mehr Standardisierung. Automatisierung und Self-Service-Funktionen für die Mitarbeiter müssen uns von Routineaufgaben entlasten, damit wir die Internationalisierung stemmen können.

Ulbrich: Das klingt interessant. Können Sie uns das bitte anhand des neuen Abwesenheitsworkflows erläutern? Was waren Ihre Erwartungen?

Hugo: Die Prozesse für Abwesenheitsmanagement im Personalmanagement sind generell deutlich komplexer als Laien sich das häufig vorstellen. Bei uns kommt durch die internationale Aufstellung noch einiges an Komplexität hinzu. So hat beispielsweise ein Mitarbeiter hier in Deutschland seinen Vorgesetzen in Frankreich und dieser Vorgesetzte hat wiederum noch weitere Mitarbeiter in anderen europäischen Ländern. Sie können sich vorstellen, welche Komplexität da mit Blick auf Feiertage, lokale Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen und andere Besonderheiten entsteht. Mehrsprachigkeit ist dabei noch eine der leichteren Anforderungen, aber natürlich sehr wichtig.

Hier zeigt sich, dass die internationalisierte Arbeitswelt viele neue Herausforderungen an die Prozesssteuerung und Datenhaltung mitbringt. Die Prozesse haben international verteilte Nutzer in unterschiedlichen Organisationen, nach unterschiedlichem Recht und in verschiedenen Sprachen. Trotzdem besteht der Bedarf an übergreifenden Abläufen, Übersichten, Reports und Berechnungen.
Weil die Benutzer räumlich weit verteilt sind, haben wir besonders viel Wert auf die Einfachheit der Bedienung gelegt. Viele Automatisierungen wie die automatische Berechnung der Abwesenheitstage oder das Genehmigen der Anträge direkt aus der Email heraus, machen die Nutzung zudem attraktiv.

Ulbrich: Die neue Lösung basiert auf einem bereits weitgehend vorgefertigten Abwesenheitsworkflow. Welche Vorteile hatten Sie dadurch?

Hugo: Die vorgefertigte Lösung war ein großer Vorteil. Rund 80 Prozent der von uns geforderten Funktionalität brachte die Lösung bereits mit, die restlichen 20 Prozent wurden dann individuell für uns entwickelt. Die Lösung ist sehr flexibel und konfigurierbar. Oft konnten unsere Wünsche ohne Programmieraufwand durch das Setzen einiger Häkchen in der Konfiguration einfach umgesetzt werden.

Biertümpfel: Das Lösungstemplate erlaubt zunächst einmal eine schnelle Umsetzung. Wir hatten uns einen sehr straffen Zeitplan gesetzt und wir haben unsere Erwartungen noch übertroffen. Zusätzlich bietet der Templateansatz insgesamt eine höhere Qualität als eine individuelle Einzelentwicklung. Hier zeigt sich auch die Stärke des technologischen Ansatzes von WEBCON BPS: Änderungen an der Logik der Anwendung sind auch im Live-Betrieb im SharePoint umsetzbar. Damit können Anpassungen des Templates ohne großen Aufwand ausprobiert werden.

Ulbrich: Mit welcher IT-Landschaft begegnen Sie den genannten Herausforderungen? Wie ist Ihre IT-Landschaft strukturiert?

Biertümpfel: Zunächst einmal so schlank wie möglich. Wir nutzen SAP als zentrale ERP-Lösung. Microsoft SharePoint stellt für unser Unternehmen die zentrale Plattform für Zusammenarbeit intern sowie mit externen Partnern dar. Mittelfristig wollen wir auch alle herkömmlichen Dateiablagen auf File-Servern im SharePoint konzentrieren. Dabei wird SharePoint durch das Prozessmanagement-Tool WEBCON BPS ergänzt, das uns weit über die Standard-Workflows von SharePoint hinaus erlaubt, Prozesse elektronisch abzubilden und zu strukturieren.

Ulbrich: Prozessmanagement und -automatisierung scheint ADAMA besonders wichtig zu sein.

Biertümpfel: Prozessmanagement ist für uns Dreh- und Angelpunkt in Sachen Effizienz, aber auch Grundlage unserer Internationalisierung. Wir sind international sehr stark vernetzt. Das betrifft Schwesterunternehmen von ADAMA Deutschland im Ausland aber auch vollständig externe Teilnehmer in Prozessen. Moderne Formen der Collaboration wie SharePoint sind daher enorm wichtig für uns. Auch die sichere Bereitstellung von Projektunterlagen ist essentiell. Die Registrierungsprozesse für neue Wirkstoffe sind hochgradig komplex und unterliegen starken regulatorischen Vorgaben. Aber auch diese wollen wir mittelfristig auf SharePoint und WEBCON BPS umstellen.

Unser Geschäft bringt es mit sich, dass wir Prozesse schnell und effizient erweitern oder ändern müssen. Hier bringt WEBCON BPS echte Vorteile mit sich. Es basiert nicht auf den Workflow-Komponenten von SharePoint und ist damit wesentlich flexibler und robuster im Tagesgeschäft: Änderungen können beispielsweise auch im laufenden Betrieb der SharePoint-Farm erfolgen und die für uns wichtige Mehrsprachigkeit von Formularen ist sehr einfach umsetzbar.

Wir erreichen mit der Lösung, dass die Anwendungen im SharePoint alle einem einheitlichen Muster folgen. Die Wiedererkennbarkeit reduziert den Schulungsbedarf enorm, was gerade bei unserer sehr dezentralen Nutzerstruktur ein großer Vorteil ist. Wann immer möglich, werden wir daher WEBCON BPS für die Abbildung unserer Prozessstrukturen einsetzen.

Ulbrich: Wie wirkt sich das neue System auf die Anwender in der Personalabteilung und die Mitarbeiter allgemein aus?

Hugo: Durch die Mehrsprachigkeit und detaillierte Prozessvarianten erhält der Benutzer eine intuitive Führung durch die Prozesse. Damit wird nicht nur der Schulungsaufwand reduziert, sondern wir erwarten auch einen deutlichen Rückgang der Fehler bei Anträgen bzw. deren Bearbeitung. Das wird die Mitarbeiter in der Personalabteilung entlasten.

Insgesamt werden die Prozesse zum Abwesenheitsmanagement effizienter und transparenter. Wenn Sie einmal alle Antragsformen zusammennehmen, also Urlaubsanträge inklusive Sonderurlaub und halbe Anträge ergänzt um alle Formen der Krankmeldung, kommt man mit Stornos und Änderungen schnell auf rund 30 Anträge pro Mitarbeiter und Jahr. Da wird deutlich, wie sich die Automatisierung von Routineabläufen auf die Effizienz aller Mitarbeiter auswirkt.

Ulbrich: Welche technischen, fachlichen und organisatorischen Herausforderungen gab es im Projekt und wie wurden diese gemeistert?

Hugo: Aus fachlicher Sicht war das vorgefertigte Lösungstemplate eine sehr gute Stütze. So konnten wir die fachlichen Anforderungen nicht nur abstrakt beschreiben, sondern sehr schnell am lebenden Objekt diskutieren. Wir konnten zudem frühzeitig die Anwender in die fachlichen Tests der Abläufe einbeziehen, was die Qualität und Akzeptanz der Lösung weiter gesteigert hat.

Organisatorisch würde ich den Wert von persönlichen Treffen im Team hervorheben wollen. Hier war die Erfahrung unseres Projektpartners bei zahlreichen Inbetriebnahmen von Lösungen wertvoll für uns. Mit dem Austausch auch zu organisatorischen Aspekten zum „Go Live“ besprochen, fühlten wir uns exzellent auf eventuelle Rückfragen aus dem Kreis der Mitarbeiter vorbereitet.


Abwesenheitsmanagement als Microsoft-SharePoint-Lösung

Die vom SharePoint-Spezialisten Net at Work vorkonfektionierte Lösung zum Abwesenheits-management basierend auf WEBCON BPS ermöglicht die Pflege und das Management von Abwesenheiten direkt durch die Mitarbeiter im SharePoint. Mit wenigen Klicks kann der Anwender entweder die verschiedenen Formen von Urlaub und Überstundenausgleich beantragen oder Krankmeldungen einreichen.

Die Lösung deckt dabei folgende Funktionen ab:

  • Verwaltung der Abwesenheiten direkt in SharePoint
  • Hohe Benutzerakzeptanz bedingt durch die gewohnte SharePoint-Benutzeroberfläche
  • Konfiguration der Urlaubstage aller Mitarbeiter unter Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells (ganztags, halbtags, benutzerdefiniert und Aufteilung der Arbeitstage innerhalb der Woche)
  • Übersicht über die Urlaubstage aller Mitarbeiter
  • Konfiguration der arbeitsfreien Tage (z.B. Samstag und Sonntag) sowie benutzerdefinierte Konfiguration zusätzlicher Feiertage (pro Bundesland)
  • Automatische Berechnung der verfügbaren Urlaubstage
  • Automatische Berechnung der Abwesenheitstage mit Berücksichtigung der Feiertage
  • Automatisches Auslesen der Mitarbeiterdaten (wie Vorgesetzter) aus dem Active Directory. Dies ist nur möglich mit gepflegten Daten im Microsoft Active Directory.
  • Überprüfung der Überlappung des Abwesenheitsantrages mit vorhandenen Anträgen
  • Automatische Aufgabenzuweisung eines Urlaubs-, Sonderurlaubs- oder Überstundenantrages zur Genehmigung an den Vorgesetzen
  • Automatische Berechtigungsvergabe
  • Stornierung eines Antrages
  • Automatische Benachrichtigung der Personalabteilung (HR) im Fall von Krankheitsmeldung
  • Erinnerung und Eskalation für nicht erledigte Aufgaben
  • Verwaltung der Vertretungsregelung
  • Berichterstellung über die Urlaubstage für einen Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter pro Monat, Quartal oder Jahr. Automatische Berichterstellung im Excel-Format.
  • Mehrsprachigkeit
  • Ausführliche Workflow-Historie pro Prozess jederzeit abrufbar
  • Transparenz über aktuelle Prozessschritte sowie den weiteren Prozessablauf
  • Erstellung eigener Ansichten über relevante Daten mittels WEBCON WebParts jederzeit möglich

Der Autor

Uwe Ulbrich ist Geschäftsführer Net at Work GmbH. Net at Work bietet ein breites Lösungsportfolio rund um die digitale Kommunikation und die Zusammenarbeit im Unternehmen an. Der Arbeitsplatz der Zukunft und Social Intranets bilden dabei einen wichtigen Schwerpunkt. Als Microsoft Gold Partner für Messaging, Communications, Collaboration and Content, Cloud Productivity und Application Development, gehört Net at Work zu den wichtigsten Systemintegratoren für Office 365 mit Microsoft Exchange, SharePoint, Skype for Business und Teams.



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