Let’s get social – Social Intranets als Katalysator für Unternehmenskultur

Intranets an sich sind ein alter Hut – und leider sehen sie oft auch so aus. Moderne Konzepte vereinen Informationen und Anwendungen mit Social Collaboration im Modern Workplace zu Social Intranets, die nicht nur die Effizienz der Nutzer fördern, sondern auch noch gerne genutzt werden.

Die erste Generation von Intranet war oft nicht mehr als ein digitales Mitarbeiterhandbuch mit einem klaren Fokus auf der Bereitstellung von Informationen. Oft fristeten die unternehmensinternen Netzwerke ein Schattendasein mit recht unbefriedigenden Nutzungszahlen. Die zweite Generation von Intranets brachte mit der Einbindung häufig genutzter Anwendungen deutlich mehr Nutzung und Akzeptanz. Die neueste Generation von Intranets – Social Intranets – geht weit darüber hinaus. Sie hat den Anspruch, einen Wandel in der gesamte Unternehmenskultur anzustoßen oder zumindest zu begleiten.

Schaffung einer neuen Unternehmenskultur

Der moderne digitale Arbeitsplatz wächst über das reine Informationsmanagement und die Bereitstellung von Anwendungen und Tools hinaus und versucht, eine neue Unternehmenskultur zu unterstützen, die auf schnellem Austausch jenseits von Abteilungsgrenzen und Hierarchien basiert. Angelehnt an Social Media sprechen manche von einer sozialen Unternehmenskultur. Die Grundidee dahinter ist der Aufbau einer intelligenteren, stärker vernetzten Belegschaft durch verstärkte Zusammenarbeit und verbesserte Kommunikation. Damit kann die Produktivität des Einzelnen, aber auch des gesamten Unternehmens, nachhaltig gesteigert werden.

Das Social Intranet bildet dabei die Ausgangsbasis für die Kommunikation, Zusammenarbeit und Vernetzung der Mitarbeiter und bietet dazu drei wesentliche Vorteile:

Social Collaboration schafft neue Skills

Social Collaboration wird ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Routine und bestimmt die Interaktion zwischen Einzelnen, Teams, Abteilungen und Unternehmen. Ein Projekt bringt im Social Intranet verschiedene Akteure an einem Ort zusammen. Es ermöglicht modernste Formen der digitalen Zusammenarbeit – beispielsweise das gemeinsame, gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument von verschiedenen Standorten aus – ebenso, wie bewährte Klassiker wie Online-Meetings und Videokonferenzen. Moderne Werkzeuge zur Planung wie Planner erleichtern die Steuerung der Projektarbeit.

Da sie mehr miteinander und gemeinsam arbeiten, statt allein im stillen Kämmerlein Dinge auszuarbeiten, die dann später erst präsentiert werden, können Mitarbeiter neue Fähigkeiten entdecken, voneinander lernen und sich auf einer neuen Ebene miteinander austauschen und verbinden. Mitarbeiter können offene Aufgaben im Team besser im Auge behalten, schnelles Feedback bekommen und – wo erforderlich – Unternehmensstrukturen für einen schnelleren Austausch umgehen.

Social Communication schafft Transparenz

Social Communication erleichtert die Kommunikation durch neue Kommunikationsformen und -mittel. Tools wie Yammer und Groups ergänzen traditionelle Kommunikationswerkzeuge wie E-Mail. Sie sind dabei in der Regel direkter, kompakter und auch für Außenstehende leichter einsehbar. Salopp gesagt, bringen sie die Vorteile der guten alten Kaffeeküche in die digitale Welt: weniger formal, hierarchie- und teamübergreifend, angenehm zu nutzen und spontan. Wie in der Kaffeeküche können Mitarbeiter Dinge erfahren, Zusammenhänge erkennen und Wissen aufbauen, nach dem sie gar nicht gesucht haben.

Junge Mitarbeiter haben diese Form der Kommunikation bereits in der privaten Nutzung von Social-Media-Plattformen schätzen und nutzen gelernt. Im stetig intensiver werdenden War-for-Talent werden sich gute Mitarbeiter für die Unternehmen entscheiden, die ihnen die richtigen Tools anbieten, um ihre Stärken zu entfalten.

Interaktion schafft Wissen

Die Mitarbeiter können Wissen in Communities oder öffentlich für alle Mitarbeiter teilen und umgekehrt vom Wissen und den Fähigkeiten ihrer Kollegen profitieren. Wissen, das sich in verschiedenen Teams zu diversen Themen befindet, kann durch Social-Intranet-Lösungen zentralisiert für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht und beispielsweise für Ergänzungen oder Feedback freigegeben werden. Das Social Intranet bietet aber auch die Möglichkeit, gruppenintern zu kommunizieren oder private Nachrichten an Einzelne zu versenden.

Modern Workplace als Grundvoraussetzung

Die technische Basis für jede moderne Form der Zusammenarbeit ist der Modern Workplace: Er bringt alle notwendigen Informationsquellen und Anwendungen zusammen und erlaubt sicheres mobiles Arbeiten. Schon heute sind viele Aufgaben nicht mehr an einen Standort gebunden. Wo gearbeitet wird, ist zunehmend bedeutungslos. Mit Collaboration-Werkzeugen und Cloud-Anwendungen sind Daten überall verfügbar und können jederzeit bearbeitet werden. Für den Mitarbeiter ist das ein wesentlicher Vorteil, weil er selbst entscheiden kann, wann und wo er arbeitet. Über Videokonferenzen und Chats bleibt die Verbindung zu den Kollegen jederzeit verfügbar. Ob Zuhause oder auf dem Weg zum Arbeitsplatz: die eigenen Aufgaben sind überall flexibel zu erledigen.

Wir empfehlen unseren Kunden einen integrierten Ansatz auf der Basis von Microsoft-Produkten wie Office 365, Teams, SharePoint und Skype for Business, ergänzt um Powell 365, einer speziellen Komponente für Social Intranets, die nahtlos auf der Microsoft-Infrastruktur aufbaut und die Office 365 Tools integriert. Diese Lösung ist in hohem Maß bereits vorgefertigt und erlaubt es damit, in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden sehr schnell ein individuelles und ausbaufähiges Social Intranet aufzubauen.

Schnelligkeit und Agilität sind Trumpf

Social Intranets sollen eine neue, stark interaktive Zusammenarbeit im Unternehmen fördern. Daher ist es wichtig, dass die Einführung eines Social Intranets seinerseits nicht als schwerfälliges IT-Projekt daherkommt. Beim Einsatz der richtigen Plattform sind alle technischen Hürden bereits gemeistert. So bleibt mehr Zeit, sich mit Inhalten und Prozessen zu beschäftigen. Zentral bleibt hierbei die fundierte Kommunikation über das Vorhaben mit den Betroffenen, Trainings und gewissenhaftes Change-Management. Der Vorteil von Social Intranets liegt hier besonders darin, dass sie eine Kultur fördern, die Fehler und Änderungen verzeiht und agil auf neue Herausforderungen reagiert.


Der Autor

Uwe Ulbrich ist Geschäftsführer Net at Work GmbH. Net at Work bietet ein breites Lösungsportfolio rund um die digitale Kommunikation und die Zusammenarbeit im Unternehmen an. Der Arbeitsplatz der Zukunft und Social Intranets bilden dabei einen wichtigen Schwerpunkt. Als Microsoft Gold Partner für Messaging, Communications, Collaboration and Content, Cloud Productivity und Application Development, gehört Net at Work zu den wichtigsten Systemintegratoren für Office 365 mit Microsoft Exchange, SharePoint, Skype for Business und Teams.

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