Moderne Workflows im SharePoint

Individuelle Anwendungen sind das Salz in der Suppe für moderne Arbeitsplätze auf der Basis von Office 365 und SharePoint. Mit den richtigen Workflow-Tools können nicht nur individuelle Anwendungen effizient entwickelt werden, sondern die Unternehmen profitieren auch von vorgefertigten Lösungen.

Der moderne Arbeitsplatz der Zukunft lebt von der Integration. Bei der Integration von Information, Kommunikation und Transaktion – sprich Anwendungen – wirken die drei Bestandteile wie Katalysatoren untereinander und vermehren den Nutzen immens. Im Intranet ist es mehr als logisch, wenn beispielsweise die Informationen zur Reisekostenrichtlinie und die passende Anwendung für die Reisekostenabrechnung miteinander integriert angeboten werden und der Nutzer Rückfragen einfach per Chat-Funktion mit den Fachleuten klären kann.

Gleiches gilt für viele andere administrative Workflows, aber ebenso auch für viele Prozesse des Kerngeschäfts. Insbesondere bei Prozessen, die heute nicht innerhalb einer Anwendung, sondern abteilungs- und anwendungsübergreifend – häufig noch in Papierform – durchgeführt werden, bieten sich solche Lösungen integriert im Arbeitsplatz der Zukunft an.

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird in den meisten Unternehmen künftig auf der Microsoft-Plattform, also Office 365, Skype for Business, SharePoint und Teams, bestehen. Die genannten Tools führen alle Informationen im Unternehmen über eine gemeinsame und einheitliche Benutzerschnittstelle zusammen. Neben den klassischen Formen der Zusammenarbeit wie (Video-)Telefonie, E-Mails und Teamräume können mittels spezieller Erweiterungen wie beispielsweise Powell 365 auch moderne Kommunikationsformen, die die Anwender aus der privaten Social-Media-Nutzung kennen, integriert werden.

Wenn SharePoint richtig implementiert wird, bietet es nicht nur eine breitgenutzte Teamwork-Umgebung und eine solide Grundlage für das Intranet des Unternehmens, sondern auch für individuelle Anwendungen und SharePoint-Lösungen von Drittanbietern. Dazu muss SharePoint jedoch um ein leistungsstarkes Workflow-Managementsystem – wie beispielweise WEBCON BPS – ergänzt werden, das eine einfache und effiziente Anwendungsentwicklung in SharePoint erlaubt.

SharePoint als Anwendungsplattform im Arbeitsplatz der Zukunft

Die Integration eines leistungsstarken Workflow-Managementsystems als Basis für alle Anwendungen im SharePoint bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Zum Ersten erreichen die Lösungen durch die Integration in das gewohnte SharePoint-Umfeld eine hohe Benutzerakzeptanz, weil Nutzer sie einfach finden können und die Bedienung einheitlich abläuft. Prozesse und Anwendungen erscheinen im SharePoint aus einem Guss und können sowohl am Arbeitsplatz, im Home-Office oder auch unterwegs auf mobilen Geräten genutzt werden. Zum Zweiten bietet eine integrierte Workflowplattform durch die flexible Architektur eine hohe Skalierbarkeit und viel Flexibilität im Deployment. So kann man als Unternehmen klein starten und dann mit den Anforderungen wachsen. Zum Dritten bietet die Plattform durch Modellierung und die Verwendungen eines stetig wachsenden Baukastens an Prozesselementen eine effiziente Form der Anwendungsentwicklung.

Effiziente Erstellung von Anwendungen

Moderne Anwendungsentwicklungsumgebungen wie WEBCON BPS machen die Entwicklung individueller Lösungen einfach und schnell. Mit dem Drag & Drop Workflow Designer werden beliebige Workflows zunächst modelliert und stehen sofort – ohne Programmierung – zur Verfügung. Auch die erforderlichen dynamischen Formulare werden ohne Programmierung gestaltet, mit externen Daten verbunden und in ihrem Verhalten festgelegt.

Mit einem fortschrittlichen Editor werden die Geschäftsregeln, die die Logik der Anwendung definieren, erstellt. Dabei bedient man sich eines kontinuierlich wachsenden Baukastens an Prozessbausteinen, Formularen usw. Durch die Wiederverwendbarkeit wird nicht nur die Produktivität in der Entwicklung gesteigert, sondern auch die Wartung vereinfacht. Im letzten Schritt kann die Integration mit Drittsystemen erfolgen. So können Workflows auf externen Ereignissen basierend gestartet werden oder Daten aus einem ERP, CRM, SharePoint oder beliebigen Drittsystemen durch die Verwendung von Web Services und direkter Datenbankkonnektivität genutzt werden.

Alle Entscheidungen und Änderungen an den Lösungen werden in diesem Entwicklungsprozess automatisch dokumentiert. Da die Plattform die Details der technischen Umsetzung übernimmt, kann man sich vollständig auf die Fachlichkeit konzentrieren.

Agile Vorgehensweise sichert Nutzernähe und erleichtert Change-Management

Eine Besonderheit von WEBCON BPS ist die Unterstützung eines agilen Entwicklungsprozesses mit der InstantChangeTM-Technologie. Dazu wurde die technische Hürde des Deployments von SharePoint-Anwendungen auch im laufenden Betrieb gemeistert. Die Migration zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktionssystemen funktioniert automatisiert und reibungslos – Änderungen und Erweiterungen können auch im laufenden Betrieb der SharePoint-Farm einfach vorgenommen werden.

Anforderungen an neue Lösungen oder auch Änderungen können direkt gemeinsam mit den Nutzern vorgenommen werden und sind nach ein paar Mausklicks sichtbar. So entstehen Anwendungen im Dialog zwischen IT- und Fachabteilung auf Augenhöhe ohne lange Wartezeiten auf Programmierungen, Tests und Roll-Outs.

Fundus an vorgefertigten Lösungen sorgt für schnelle Erfolge

Neben dem Baukasten an Prozess- und Lösungsbausteinen gibt es auch die Möglichkeit, mit vorgefertigten Lösungs-Templates die Unterstützung wichtiger Prozesse im SharePoint voranzutreiben. Dazu gehören klassische Anwendungen wie beispielsweise die Umsetzung dokumentzentrierter Workflows zu einer Art digitaler und vor allem automatisierter Hauspost, die durch die digitale Weiterverarbeitung den Durchlauf eines Dokuments durch einen Prozess erheblich vereinfacht. Zwei weitere Beispiele sind die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder die Standardisierung und Automatisierung komplexer Prozesse im Abwesenheitsmanagement im HR-Bereich.

In Summe erlaubt dieser Ansatz, individuelle Lösungen in Tagen oder Wochen zu entwickeln, für die früher langwierige Projekte notwendig waren. Unternehmen können so die Zeit und das Risiko von Projekten zur Software-Implementierung um bis zu 70% reduzieren und agil neue Chance ergreifen.


Der Autor

Uwe Ulbrich ist Geschäftsführer Net at Work GmbH. Net at Work bietet ein breites Lösungsportfolio rund um die digitale Kommunikation und die Zusammenarbeit im Unternehmen an. Der Arbeitsplatz der Zukunft und Social Intranets bilden dabei einen wichtigen Schwerpunkt. Als Microsoft Gold Partner für Messaging, Communications, Collaboration and Content, Cloud Productivity und Application Development, gehört Net at Work zu den wichtigsten Systemintegratoren für Office 365 mit Microsoft Exchange, SharePoint, Skype for Business und Teams.

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