Vortrag

Checklisten waren gestern: Prozesswissen durch Workflows zum Leben erwecken

 

Artur König

Scopevisio AG
Berater

Richard Crull

Scopevisio AG
Berater

Biografien

Artur König war als Informatiker acht Jahre im Bereich IT-Prüfung und IT-Revision bei einem größeren IT-Dienstleister und wechselte vor drei Jahren zur Scopevisio AG als Berater und Projektleiter. Heute verantwortet er den Bereich DATATUNITY, dessen Schwerpunkt das individuelle BI-Reporting und individuelle Workflows sind.

Richard Crull wechselte aus der Selbstständigkeit im Bereich Marktforschung in den Bereich DATAUNITY der Scopevisio AG. Mit einem betriebswirtschaftlichen Hintergrund beschäftigt er sich schwerpunktmäßig mit der Prozessautomatisierung und berät Kunden aus verschiedenen Branchen dabei, die optimalen Workflows zu finden.

Vortrag

Checklisten waren gestern: Prozesswissen durch Workflows zum Leben erwecken

Abstract

In Branchen mit traditionell hoher Fluktuation stellt das Bewerbermanagement einen nicht zu unterschätzenden Effizienzfaktor dar. Durch die konsequente digitale Ablage und Verwaltung von Bewerbungsunterlagen sollen somit sowohl die Effizienz als auch die Qualität des Bewerbermanagement-Prozesses verbessert werden. Als Erweiterung der digitalen Dokumentenablage werden dabei individuelle dokumentenbasierte Workflows verwendet, die manuelle und automatisierte Schritte enthalten.

Inhalt

Zunächst werden die Bedeutung des Bewerbermanagements bei einer zentralen Verwaltungsstelle für mehrere Betriebe aus der Hotellerie und Gastronomie und die Probleme bei dessen manuellen Bearbeitung kurz vorgestellt. Die Probleme haben dabei im Wesentlichen mit der Weitergabe von Dokumenten und dem Prozessablauf zu tun. Im konkreten Fall waren mehrere Personen schwerpunktmäßig mit der Bearbeitung von Bewerbungen beschäftigt, wobei es sich überwiegend um Routinetätigkeiten handelte, wie z.B. das Speichern, Kopieren und Weiterleiten von Dateien. Wie bei allen manuellen Tätigkeiten lassen sich dabei Fehler nicht ausschließen. Durch eine digitale Lösung sollen deshalb die Effizienz und auch die Qualität des Prozesses verbessert werden.

Im Vortrag wird dann wird die Lösung mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems und einer Workflow-Komponente vorgestellt. Die Workflows setzen dabei auf den im DMS abgelegten Dokumenten auf und können individuell modelliert und zentral für das Unternehmen veröffentlicht werden. Zur Umsetzung wird der Prozess in BPMN 2.0 modelliert und anschließend durch die Workflow-Komponente "zum Leben erweckt". Dabei werden die Anforderungen der DSGVO durch das Berechtigungsmanagement des DMS und durch automatisierte Prüfroutinen zur Löschung der Dokumente berücksichtigt.

Anschließend werden einige Schritte des Workflows anhand eines beispielhaften Prozesses mit einem digitalen Bewerbungseingang gezeigt. Die Lösung ist Browser-basiert und lässt sich deshalb flexibel einsetzen. Weitere Dokumente und Informationen lassen sich im Prozessablauf problemlos hinzufügen. Der Workflow enthält Formulare, die zielgruppengerecht an Benutzer bereitgestellt werden, aber auch komplett durch die Software automatisierte Schritte wie den automatischen Mailversand oder die Ablage, Freigabe und Löschung der Dokumente. Durch die Protokollierung der einzelnen Schritte ist der Prozess zudem nachvollziehbar und messbar.

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