Vortrag
WISSEN.EINFACH.MACHEN
Wissenstransfer bei der Stadtverwaltung Mannheim
Christine Gebler
Stadt Mannheim
Wissensmanagement
Biografie
Christine Gebler, Diplom-Verwaltungswirtin (FH), ist seit 1990 bei der Stadt Mannheim beschäftigt. Von 1996 - 2014 war sie für die Einführung und Verankerung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses der Stadt Mannheim („priMA – Prozessverbesserung in Mannheim“) tätig, von 2005 bis 2012 parallel für das Ideenmanagement bei der Stadt Mannheim. Im Jahr 2008 leitete sie im Rahmen des CHANGE²-Prozesses das Projekt zur Entwicklung einer Gesamtstrategie für die Stadt Mannheim und von 2011 – 2013 das Projekt zur Einführung eines umfassenden Qualitätsmanagements. Seit August 2014 verantwortet sie im Fachbereich Organisations- und Personalentwicklung den Aufbau eines stadtweiten Wissensmanagements für die Stadt Mannheim.
Vortrag
WISSEN.EINFACH.MACHEN
Wissenstransfer bei der Stadtverwaltung Mannheim
Abstract
Wissen ist in unserer Informationsgesellschaft neben anderen Ressourcen wie z.B. Finanzen und Technik ein echter Wettbewerbsfaktor. Die rasante Zunahme der Menge an verfügbarer Information, Vernetzung und Komplexität von Prozessen verschärfen die Bedeutung und Relevanz, Wissen systematischer zu organisieren. Vor allem in administrativen Bereichen von Organisationen ist die Verfügbarkeit von Informationen zur genauen Zeit, am richtigen Ort und in angemessenen Umfang unerlässlich, damit Wissensarbeiter ihre Arbeit effektiv und effizient erledigen können. Das Zukunfts-Szenario der Fluktuationsprognose bei gleichzeitigem Wettbewerb um passende Bewerber auf dem Arbeitsmarkt sorgt dafür, dass die Sicherung von Wissen einen der ersten Plätze auf der Rangliste der Maßnahmen des Wissensmanagements einnimmt. Ein Arbeitgeber, der neu eingestellten Arbeitnehmern ein gut aufgearbeitetes Wissensgebiet sowie eine umfassende Begleitung bei der Einarbeitung präsentieren kann, wird demzufolge bessere Chancen haben, die besseren Bewerber am Markt für sich zu gewinnen. Gleichzeitig sinkt das Risiko des Wissensverlusts.
Mit dem Konzept des Wissenstransfers setzt die Stadt Mannheim ein effizientes und gleichzeitig wirkungsvolles Vorgehen ein, um die wichtigsten Informationen eines Beschäftigten zu Stelle, Aufgaben und Kontakten schnell und einfach zu erfassen und explizit zugänglich zu machen. Die Situationen, in denen dieses Verfahren eingesetzt wird, sind der Wechsel des Arbeitsgebiets oder auf eine andere Stelle bzw. in den Ruhestand, längere Pausen der aktiven Berufstätigkeit oder auch das Ende eines strategisch relevanten Projekts. Zielgruppe sind vor allem Führungskräfte, Experten und Mitarbeiter mit „Alleinstellungsmerkmal“ oder spezifischen Aufgaben. Dieses Instrument ist verknüpft mit weiteren Vorgehen, die bei der Stadt Mannheim im Rahmen des Personalmanagements eingesetzt werden, z.B. dem Einarbeitungsplan oder dem Mitarbeitergespräch. Weiter wird der Wissenstransfer in Form von Interviews und Workshops eingesetzt, um den Wechsel von Zuständigkeiten oder Organisationseinheiten zu begleiten und den Übergang von Wissen zu sichern.
Inhalt
Hinter dem Wissenstransfer-Workshop verbirgt sich ein dreistufiges Verfahren einschließlich Evaluation, in dem wesentliche Informationen zum Wissensgebiet einer ganzen Organisationseinheit oder einer Stelle mit Aufgaben erfasst und dokumentiert werden. Die Methodik setzt sich aus mehreren Modulen zusammen, die je nach relevanten Inhalten kombiniert und angepasst werden. Ziel ist es, das jeweils relevante Wissen einer oder mehrerer Personen zu sichern. Dazu gehört der Überblick über die Aufgaben, Routinen, Kontakte, Priorisierungen und Herausforderungen auf der Position. So können auch Defizite in der Aufbereitung des Gebiets sichtbar gemacht und behoben, Hinweise und Verlinkungen zu Informationen gegeben werden. Nachfolgenden Personen oder übernehmenden Kollegen erleichtert das die Einarbeitung. Sie bekommen einen schnellen Überblick über das Aufgabengebiet, das sie erwartet, können die herausragenden Themengebiete und Herausforderungen erkennen und schneller Routinen entwickeln. Die Wissensgeber wiederum nehmen durch den strukturierten Wissenstransfer sehr schnell wahr, an welchen Stellen in der Aufarbeitung des Arbeitsgebiets bis zum Ausscheiden noch "nachzulegen" ist. Das Instrument wird auf Basis der Erkenntnisse aus der kontinuierlichen Evaluation stetig verbessert.
Die Ergebnisse sprechen für sich: Wissensgeber können die Dokumentation des Wissenstransfers nutzen, um beim Abschließen des Arbeitsgebiets strukturiert vorzugehen. In der Interimszeit bis zur Wiederbesetzung erleichtern gut dokumentierte Informationen Vertretern und Kollegen einen reibungslosen Ablauf. Nachfolgende auf der Stelle schließlich können sich schneller orientieren und im Themengebiet effizient einarbeiten. Ebenfalls können mit dem Instrument des Wissenstransfers wichtige Erfahrungen auf der Stelle oder in strategisch relevanten Projekten erfasst werden, um daraus zu lernen. Die Vorgehensweise minimiert generelle Wissensverlust-Risiken.