Vom statischen Intranet zur kollaborativen Wissensplattform: SICK hat es geschafft – mit Confluence

Erfolgsfaktoren und Lessons Learned bei der globalen Einführung von Confluence

Biografien

Matthias Lutz verfügt neben einer Qualifikation zum Projektmanager über langjährige Erfahrung in der Kommunikationsberatung in Agenturen und Unternehmen, insbesondere hinsichtlich integrierter Kommunikationsprozesse.

Jochen Hahn ist ein erfahrener Personal- und Organisationsentwickler. Er verfügt über einen Management-Bachelor und einen Master in Change Management und Coaching. Außerdem ist er ausgebildeter Mediator und Scrum Master. 

Vortrag

Vom statischen Intranet zur kollaborativen Wissensplattform: Die SICK AG hat es geschafft – mit Confluence
Erfolgsfaktoren und Lessons Learned bei der globalen Einführung von Confluence

Abstract

Für die Einführung von Confluence als Basis für ihr globales Mitarbeiterportal setzte die SICK AG auf ein interdisziplinäres Team aus HR, IT und Unternehmenskommunikation. Bei der Umstellung spielten Multiplikatoren in den einzelnen Unternehmensbereichen eine wichtige Rolle. Darüber hinaus entwickelte das Team ein umfassendes Schulungskonzept, um die Mitarbeiter mit den neuen Social Collaboration Funktionen vertraut zu machen.

Inhalt

Um das Potenzial aus der Vernetzung der Mitarbeiter und einem globalen Wissensmanagement auszuschöpfen, suchte die SICK AG nach einer Lösung, die sowohl das alte Intranet-CMS als auch Notes-basierte Teamrooms ablösen sollte. Aus einem Abgleich mehrerer Lösungen für diese Anforderung ging Confluence als Favorit hervor, auch weil Kompetenz in der IT bei der Programmierung für diese Software bereits vorhanden war. In einem umfangreichen Proof-of-Concept untersuchte das Projektteam die Software, um deren Leistungsfähigkeit und Funktionalität bis ins Detail kennenzulernen. Bereits zu diesem frühen Zeitpunkt bezog das Team Pilot-Anwender aus der Organisation ein.

In einem ersten Schritt wurden die so genannten Workspaces als bevorzugtes Mittel der digitalen Zusammenarbeit und Wissensmanagements live gesetzt. Schnell entdeckten die Mitarbeiter die Vorteile, die sich aus dem gemeinsamen Arbeiten an Inhalten und den Möglichkeiten der Kommunikation über Blogs und Microblogs boten. Im Vortrag werden einige Beispiele von selbstorganisierten Communities und bereichsübergreifenden Wikis vorgestellt.

Parallel wurden die Inhalte aus dem alten Intranet auf die neue Plattform übertragen. In einer Roadshow an allen deutschen Standorten stellte das Team den Mitarbeitern die neuen Möglichkeiten vor und beantwortete Fragen der Mitarbeiter. Als Erfolgsfaktoren der Einführung ist vor allem ein hohes Maß an Transparenz und Kommunikation zu internen Kunden und zum Betriebsrat zu sehen. Das Team informierte auf der Plattform über die eigene Roadmap und stand für Fragen und Anregungen zur Verfügung. Inzwischen wird die Plattform global genutzt – auch für das Informations- und Wissensmanagement in der Vertriebsorganisation.

Zuletzt führte das Team die zu Confluence passende Frage-Antwort-Funktion "Questions" ein, mit der eine selbstentwickelte Frage-Antwort-Funktion ersetzt wurde: Formelles und informelles Wissen sind so über das Mitarbeiterportal für alle Mitarbeiter weltweit verfügbar.

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