Office 365 Rollout: die drei wichtigsten Hürden im Visier

Wer hat es nicht immer wieder beim Vorbereiten auf die Führerscheinprüfung gehört: „Du sollst vorausschauend fahren!“ Mögliche Verkehrsstörungen frühzeitig erkennen und darauf reagieren. Wie beim Autofahren gilt auch in der Kommunikation, fahren Sie vorausschauend und Handeln Sie frühzeitig. Die meisten erfolgskritischen Hürden können dadurch aus dem Weg geräumt werden, bevor sie entstehen. In Bezug auf die interne Kommunikation sollte jedes Unternehmen bei der Einführung von Office 365 die Bewältigung der folgenden drei Hürden im Blick haben.

1. Alle Mitarbeiter teilen eine Vision

Die interne Öffentlichkeitsarbeit wird häufig als eine reine Marketing–Maßnahme missverstanden, dessen einzige Aufgabe es ist, die Werbetrommel für ein Endprodukt zu rühren, in diesem Fall dem Digital Workplace mit Office 365. Und mit diesem siloartigen Verständnis baut sich schon die erste wichtige Hürde auf.

Erfolgsfaktor Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter teilen eine Vision und wissen, dass der Technologiewandel Hand in Hand mit einem Kulturwandel einhergeht.

Es ist entscheidend zu verstehen, dass der Mitarbeiter sowie die interne Kommunikation nicht eine begleitende Maßnahme zur Einführung eines Digital Workplace ist, sondern integraler Bestandteil. Im Gegensatz zur externen Öffentlichkeitsarbeit gibt es intern nur eine Bereitschaft für die Akzeptanz einer Vision, wenn alle davon Betroffenen an der Erarbeitung der Vision partizipieren konnten. Es geht also nicht darum, dass alle Mitarbeiter eine im stillen Kämmerlein erarbeitete Vision akzeptieren. Das verstärkte Rühren der Werbetrommel hilft an der Stelle nicht weiter.

Hier ist es erfolgskritisch frühzeitig die Absicht, einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, zu kommunizieren und alle Mitarbeiter über den Fortschritt zu informieren sowie die Möglichkeit zu offerieren, mitzugestalten. Nur so können alle Mitarbeiter schon mit Entstehung des Projektes die gemeinsame Vision mitentwickelten, verstehen und verinnerlichen. Bei der Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes handelt es sich nicht bloß um das Einführen einer neuen Technologie, sondern insbesondere um das Etablieren einer neuen Arbeitsweise. Einer kollaborativen Arbeitsweise. Diese ist nur glaubwürdig, wenn alle Mitarbeiter von Anfang an mitgenommen werden und sich aktiv am Wandel beteiligen können.

In letzter Konsequenz bedeutet dies, dass der Ansatz: „Wir haben bereits eine Vision und die passenden Tools, müssen diese nun „nur“ noch richtig kommunizieren.“ Sie vor ein Akzeptanzproblem stellen wird. Denn der Zeitpunkt, um eine transparente Kommunikation zu führen, ist bereits verpasst worden.  

2. Transparente Aufklärung

Tatsächlich steht jedes Unternehmen trotz vielfältiger Kommunikationsmöglichkeiten immer wieder vor der Herausforderung, alle Mitarbeiter rechtzeitig und ganzheitlich abzuholen.

Eine erfolgreiche transparente Aufklärung kann nur geleistet werden, wenn Lücken im Informationsfluss vermieden werden.

Dafür müssen sich alle am Projekt beteiligten Stakeholder fachbereichsübergreifend vernetzt und auf eine Kommunikations-Roadmap geeinigt haben sowie sich ihrer eigenen Kommunikations-Rolle gewahr werden. Oftmals überschlagen sich bei interdisziplinären Projekten jedoch Entscheidungen und Ereignisse. Informationen und Projektzwischenstände werden nicht offen bzw. unmittelbar zwischen den beteiligten Abteilungen geteilt. Automatisch entstehen Informationsgaps, die sowohl das Kriterium der Rechtzeitigkeit, als auch der Vollständigkeit unterwandern.

Erschwerend hinzu kommt, wenn bereits die erste Hürde nicht erfolgreich genommen wurde und eben kein gemeinsames Verständnis der Vision vorliegt (siehe Hürde 1). Dann kommt die Information bei den Mitarbeitern nicht nur zu spät und höchstwahrscheinlich unvollständig an, sie wird auch als uneinheitlich wahrgenommen. Denn der Mitarbeiter wird die Informationen zum Projekt aus allen seinen Kanälen, auch Flurfunk und persönliche Beziehungen, abgleichen und Diskrepanzen unmittelbar herausfiltern. Eine nicht stringente und aufeinander abgestimmte Kommunikation beeinträchtigt die Akzeptanz des Projektes ungemein.

Niemand mag vor vollendete Tatsachen gestellt werden, es lohnt sich mit den unterschiedlichen Anspruchsgruppen in den Dialog zu gehen und zu eruieren, welche Kommunikationsformate die höchste Wirkung zeigen. Schnell und recht einfach kann Transparenz beispielsweise durch einen offen zugänglichen Projekt-Tracker etabliert werden, auf den Zwischenstände von allen beteiligten unmittelbar kommuniziert werden. Dieser könnte beispielweise dort verortet werden, wo auch Schulungsmaterialien und grundsätzlich jede öffentliche digitale Kommunikation zum Projekt stattfinden soll.

3. Alle Mitarbeiter werden befähigt

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und deshalb sind Umstellungen meist umständlich, unbequem und wecken Urängste. Deshalb gibt es bei der Kommunikation rund um das Thema Trainings und Schulungen immer zwei Faktoren. Natürlich soll der Mitarbeiter einerseits das Handwerkszeug lernen und wissen, für welchen Arbeitszweck das Tool benutzt werden kann und wie. Hier helfen die Bereitstellung von How-To-Gudes, Video-Tutorials und Live-Formaten. Andererseits ist es aber mindestens genauso wichtig mit dem Mitarbeiter die Frage vollständig zu klären:

„Warum sollte ich das tun? Was bringt mir die Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise?“

Ein solches Enablement sollte im Dialog stattfinden und nicht allein in der Monologen Bereitstellungen von Self-Learning-Formaten. Der Aufbau eines Multiplikatoren-Netzwerkes, bei dem Kollegen schulen, kann hierfür eine adäquate Lösung sein. Ein gemeinsames Know-How zu etablieren und jeden Mitarbeiter zu engagieren, bedeutet auch, Verständnis für Berührungsängste zu haben. Der Zugang muss barrierefrei sein und dem Mitarbeiter unabhängig seines digitalen Reifegrades ermöglichen, vom digitalen Nixblicker zum vernetzten Hashtagnerd zu werden. Auch hier ist es ratsam mit den jeweiligen Anspruchsgruppen gemeinsam, maßgeschneiderte Schulungsformate zu erarbeiten.  

4. Fazit

Unabhängig von den hier beschriebenen Hürden, gilt eine Spielregel grundsätzlich:

Das Kommunizierte darf nicht im Widerspruch zu dem tatsächlichen Handeln stehen.

Jedes Projekt, aber insbesondere ein solches wie der Office 365 Rollout, das untrennbar mit einer nachhaltigen Veränderung der gemeinsamen Arbeitsweise und damit der Unternehmenskultur verbunden ist, erfährt bei Nichteinhaltung einen sofortigen Glaubwürdigkeits– und damit Akzeptanzverlust.

5. Was tun, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist?

Offen damit umgehen. Hier gibt es die einmalige Chance, tabula rasa zu machen, Fehler einzugestehen und damit den Start, einer neuen Fehlerkultur im Unternehmen vorzuleben. Es gibt nichts Schlimmeres als eine pseudotransparente Kommunikation, denn jeder Mitarbeiter kann diese unmittelbar durchschauen. Eine gesunde Fehlerkultur zu etablieren, ist Teil einer kollaborativen digitalen Arbeitsplatzkultur. Eine bereits entstandene Kommunikations-Schieflage und deren Lösung anzusprechen, zeigt, dass ein Umdenken stattgefunden hat. Handeln und Kommunikation stehen im Einklang, das Unternehmen zeigt Haltung und dies macht einen großen Impact auf die Akzeptanzbereitschaft der Mitarbeiter aus.

Sie denken derzeit auch daran, einen digitalen Arbeitsplatz einzuführen? Oder haben dies bereits getan und fragen sich, warum die Veränderungen nicht den gewünschten Anklang findet? Lassen Sie sich durch uns unterstützen: Kontakt.

Die Autorin

Sorina Becheru, netmedia GmbH

Seit nunmehr sechs Jahren beschäftigt sich Sorina Becheru intensiv mit Methoden der digitalen Kommunikation und Kollaboration, ob intern oder extern mit SharePoint, Sitecore, Intrexx, Typo3, O365. Dabei ist ihre Devise: Gelungene interne digitale Transformationen funktionieren nur mit Hilfe der Beförderung einer offenen Arbeitskultur, Aufklärung, den Einbezug der Mitarbeiter und Verständnis für deren Arbeitsprozesse. Bei netmedia berät sie als Digital Work Consultant Unternehmen bei der Einführung und Adoption von Digital Work Solutions.

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