Praxisbeispiel Vapiano: Mit Wissensmanagement weltweit einheitlich ausbilden

Was können Unternehmen mit internationaler Ausrichtung tun, um weltweit eine einheitliche Qualifizierung zu gewährleisten? Wie lässt sich E-Learning realisieren, wenn die Mitarbeiter vom Unternehmen nicht mit der notwendigen Hardware (z.B. Notebooks, Tablets oder Smartphones) ausgestattet sind? Wie lassen sich zentrale Inhalte, die weltweit vermittelt werden sollen und gleichzeitig länder- oder regionsspezifische Inhalte effizient erstellen und pflegen? Und welche Wissensmanagementansätze lassen sich hierfür nutzen? Genau diesen Herausforderungen musste sich das Systemgastronomieunternehmen Vapiano stellen – mit Erfolg! Inzwischen lernen viele 1.000 Vapiano-Mitarbeiter auf der ganzen Welt mit der neuen Vapiano Lernwelt und ihren Lernmedien.

Zentrales Ziel von Vapiano als Systemgastronom ist es, eine konsistente Qualität der Speisen und desServices in 185 Restaurants in 31 Ländern weltweit mit verschiedensten Kulturkreisen zu gewährleisten. Dafür hat Vapiano gemeinsam mit der inside Unternehmensgruppe eine neues E-Learning-Konzept in Form einer Lernwelt umgesetzt, das eine schnelle, umfassende und effiziente Schulung der Mitarbeiter ermöglicht. Zudem ist die Lösung international einsetzbar und lokalisierbar, das heißt, an die verschiedenen Sprachen, Kulturkreise und ihre Bedürfnisse anpassbar.

Durch einen Mobile-Learning- und „Bring-your-own-Device“-Ansatz wurde zudem die Voraussetzung dafür geschaffen, dass allen Mitarbeitern ein flexibles mobiles Lernen per App inkl. Zertifizierung unabhängig von Ort und Zeit ermöglicht wird.

Die Vapiano Lernwelt

Die Vapiano Lernwelt und ihre verschiedensten Selbstlernmedien ermöglichen ein selbstgesteuertes, effizientes Lernen der Mitarbeiter, ausgerichtet an den Stationen eines Vapiano Restaurants (Pizza, Pasta, Bar etc.). Der komplette Qualifizierungsprozess wird dabei über die Lernwelt gesteuert. Dashboards unterstützen die Mitarbeiter im Lernprozess mit wichtigen Statusinformationen (u.a. zum Lernstand und ihren Zertifizierungen) und bieten Managern und Führungskräften umfassende Informationen zum Qualifizierungsstand und den Trainingsaktivitäten ihrer Mitarbeiter.

Über die Lernwelt greifen die Mitarbeiter auf ihre Lernmedien zu. Dazu gehören u.a. interaktive Lernkarten und Videos, mit denen ihnen in Form von kleinen Lerneinheiten das Wissen zu den einzelnen Rezepten kurzweilig und interaktiv vermittelt wird. Parallel dazu wenden sie das Gelernte in praktischen, betreuten Übungen im Restaurant an. Bestehen die Mitarbeiter den sich anschließenden theoretischen Online-Test sowie den praktischen Test im Restaurant, sind sie für die entsprechende Station zertifiziert.

Auch am Arbeitsplatz erhalten die Vapiano Mitarbeiter umfassende Unterstützung, denn sämtliche Rezepte stehen in den Kassensystemen zur Verfügung und werden im „Kochtempo“ Schritt für Schritt eingeblendet.

Effiziente Erstellung der Lerninhalte dank Wissensmanagement

Besondere Herausforderung dieses E-Learning-Projekts ist die zentrale Erstellung und Pflege von Lern- und Trainingsmedien für die Kernrezepte sowie Kerninhalte, die weltweit gelten und die dezentrale Erstellung und Pflege von Lern- und Trainingsmedien für lokale Rezepte und rechtsform- /kulturabhängige Inhalte.

Um diese Herausforderung zu meistern wurden eine technische Infrastruktur und ein Organisationskonzept entwickelt und realisiert, die verschiedene Ansätze des Wissensmanagements aus unterschiedlichen Disziplinen nutzen, beispielsweise Single-Source-of-Truth, Learning Experiences, Geschäftsmetriken und Business Analytics.

Single Source of Truth

So nutzt Vapiano zur Umsetzung des neuen E-Learning-Konzepts das Autorensystem der inside Unternehmensgruppe, den eAuthor. Alle Medien, die mit dem eAuthor erstellt werden, basieren auf dem Single-Source-of-Truth-Ansatz. Der Vorteil: Die einzelnen Informations- oder Wissenseinheiten werden nur einmalig erstellt und können in beliebigen Medien wiederverwendet werden. Wissensbasis bei Vapiano sind u.a. die Rezepthandbücher. So werden sämtliche Inhalte aus den Rezepthandbüchern in den interaktiven Lernkarten wiederverwendet. Das erleichtert nicht nur die Erstellung der Medien, auch Aktualisierungen müssen nur einmalig im Rezepthandbuch durchgeführt werden, um sämtliche Medien auf den gleichen Stand zu bringen. Zusätzlich werden Daten an zentraler Stelle in Form von Variablen ausgelagert, bspw. gibt es Variablen für die Zutaten- und Mengenangaben der einzelnen Rezepte. Ändert sich eine Mengenangabe, so reicht auch hier die einmalige Anpassung und alle Medien werden automatisch aktualisiert.

Durch die Wiederverwendbarkeit der Inhalte einerseits und die Variablen andererseits hat Vapiano beim Bauen seiner Lernmedien eine Zeitersparnis von rund 50 Prozent. Gleichzeitig wird die Qualität verbessert, da sich das Fehlerrisiko durch die Wiederverwendbarkeit minimiert hat.

Fazit

Mithilfe verschiedener Ansätze des Wissensmanagement aus unterschiedlichen Disziplinen ist es gelungen, ein neues effizientes E-Learning-Konzept umzusetzen, das sich problemlos erweitern lässt und eine einheitliche, schnelle und effiziente Qualifikation sämtlicher Mitarbeiter gewährleistet. Unabhängig von ihrem jeweiligen Einsatzort, ihrer Sprache, ihrer Kultur, ihrer Ausbildung oder ihren Vorkenntnissen werden allen dieselben Qualitätsstandards vermittelt und das in einer akzeptablen Time-to-Competence und mit dem jeweiligen Endgerät ihrer Wahl.

Ausführliche Infos zur neuen Vapiano Lernwelt erhalten Sie zudem hier: https://www.inside-online.de/referenzen/best-practice-vapiano/

Der Autor

Tobias Schwung, Vapiano SE

Tobias Schwung, Teamlead Business Intelligence und Knowledge Management bei Vapiano SE, ist zuständig für die Weiterentwicklung des eLearning Systems und für die Einführung eines Wissensmanagement-Systems. Die Integration des Systems in die „Lebenswelt“ der Mitarbeiter steht dabei im Vordergrund. Für den Mitarbeiter sollen das Lernen und der Zugriff auf Wissen ein alltäglicher und normaler Vorgang sein.