Team-Tools. Toll aus der Cloud.

New Work und Modern Workplace sind vielzitiert. Zwar stehen die Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Art, wie wir arbeiten, schon mehr als zwei Jahrzehnte auf der Tagesordnung, aber jetzt werden sie akut. Denn komplett anders und neu sind die Verbindungen dessen, was heute digitalisiert und miteinander vernetzt werden kann. Maschinen können sich selbst auswerten, bilden ein eigenes Team Technik und fordern z.B. eine Mensch-Maschine-Kommunikation. Hinzu kommt: Wir arbeiten heute über Unternehmensgrenzen hinweg – und vielfach „global“ und in unterschiedlichen Zeitzonen, aber mit voneinander abhängigen Arbeitsergebnissen.

Das hat erhebliche Konsequenzen für die Art und Weise heutiger ‚Arbeit‘. Denn die Globalisierung erfordert zeitliche Flexibilität, die Digitalisierung hingegen bietet zeitliche und organisatorische Flexibilität. Damit wird die alte Standardisierung von Arbeitsprozessen obsolet und von Individualisierung und agilen Arbeitsweisen abgelöst. Nicht, dass wir alle Prozesse abschaffen können – aber auch sie müssen sich dem Diktat der Flexibilität unterwerfen. Nur am Rande: Wer heute seine Prozesse nicht schlank und flexibel hält, wird in der Zukunft nicht bestehen können.

Digital – nur eine Seite des Wandels

Genauso verhält es sich übrigens mit unseren Arbeitsumgebungen. Betrachten wir den Wandel genauer, den „New Work“ hervorbringt, ist schnell klar, dass sich auch die Arbeitsumgebungen entsprechend verändern. Es sind flexible Arbeitsorte und -zeiten notwendig. Denn der kreative, selbstbestimmte Ansatz von ‚Arbeit‘ führt auch physisch zu neuen Bürokonzepten – modernen kreativen ‚Work Spaces‘. Wenn wir dem gerecht wollen werden und gleichzeitig, wie nebenbei, auch noch Sogwirkung auf die hart umkämpften jungen Fachkräfte entwickeln wollen, dürfen wir diese Konzepte nicht Facebook & Co. überlassen.

Der Modern Workplace als Umsetzung der Konzepte von New Work zeichnet sich nämlich nicht ausschließlich dadurch aus, dass er digital ist. Wesentlich ist: New Work wie auch der Modern Workplace haben einen hohen nicht-digitalen Anteil.

Der Modern Workplace vereint – angepasst an die Bedürfnisse der Mitarbeiter – zeitgemäße, moderne Arbeitsweisen mit Technologien. Und jetzt wird es dann doch digital: Denn dabei fällt der Technologie der Job zu, die Arbeitsweise der Menschen optimal zu unterstützen. Als Konsequenz dieser Entwicklung wurden neue, schlanke, schnelle Arbeitsmittel hervorgebracht, die sich aus den veränderten Notwendigkeiten des Miteinander-Arbeitens ergeben.

Agiles Arbeiten – DIY aus der Schatten-IT?

Um möglichst agil und vor allem immer schneller auf sich permanent verändernde Herausforderungen zu reagieren, sind immer mehr technologische Hilfsmittel am Start und warten auf ihren Einsatz. Schon längst hat sich eine Schatten-IT in den Fachabteilungen etabliert, da die IT-Abteilungen von Unternehmen der Geschwindigkeit der Bedarfe und vor allem der Unterschiedlichkeit der Anforderungen aus den Fachabteilungen heraus, kaum noch Herr werden.

Dabei ist den Fachabteilungen an dieser Stelle nur guter Wille zu unterstellen, denn sie haben sich auf die Suche nach Problemlösungen gemacht; schlicht, um ihre Arbeit erledigen zu können.

Das Problem: ein technisch versierter Mitarbeiter baut also eine Lösung zusammen (gern genommen: ein Mix aus Dropbox, Slack und vielleicht auch noch GoogleDocs). Die Folge: Schatten IT. Zustand: Wachsend. Wie hilfreich somit die Expertise solch technisch versierter KollegInnen zunächst scheinen mag, kann sie doch für Unternehmen eine ernsthafte Gefahr darstellen. Denn auf diese Weise etablieren sich nicht administrierte Informationsinseln, die über das Herrschaftswissen und IT-Können meist einer Person bereitgestellt werden. Verlässt diese Person das Unternehmen, sind die Daten ggf. einfach weg. Oder ein anderes Szenario: Hat die Person doch nicht genug Expertise, sind die Daten ggf. auch einfach weg. Alles in allem also keine Lösung, den dringenden Bedarf von Teams nach agiler und effizienter Software zu decken.

Neuer Werkzeugkasten für den Modern Workplace

Mit Office 365 scheint es nun einen Werkzeugkasten zu geben, der dieser Problematik begegnen kann. Office 365 ist in der Lage, diejenigen Tools bedarfsgerecht für die unterschiedlichsten Teams bereitzustellen, die die agile Arbeitsweise fordert. Zwischenzeitlich mit Apps und Power-Apps einige Zeit am Markt, hat sich die Suite etabliert und die meisten „Kinderkrankheiten“ überwunden. Und so ist die Fachabteilung selbständig, ohne dass dabei unkontrollierte Werkzeuge zum Einsatz kommen. Dabei sind die einzelnen Applikationen einfach und intuitiv bedien- und anwendbar, so dass keine zwingenden IT-Kenntnisse mehr erforderlich sind.

Office 365 steht für einen bunten Strauß an Möglichkeiten: von Teams, Planner und SharePoint-Online bis zu Skype for Business und Delve. Von leichtgewichtigen bis hin zu sehr machtvollen PowerApps. Diese Welt ist nur in einem beständig: in ihrem Wandel. Ein neues Feature nach dem anderen wird von Microsoft angekündigt und veröffentlicht. Weit entfernt davon, einfach nur eine Online-Version der bekannten Office-Anwendungen zu sein, kann es zur zentralen Datendrehscheibe in Ihrem Unternehmen werden.

In der Folge stellen wir zwei Apps vor: Teams und Planner.

Teams als zentrales Arbeitsmittel

Es wundert nicht, dass das zentralste Werkzeug, das Office 365 für Teams bereitstellt, dieses Wort im Namen trägt. Teams bringt im Standard bereits eine große Vielfalt an Möglichkeiten mit. Die App bündelt Personen, Inhalte und Tools, verschiedene Projekte und Arbeitsergebnisse. Dabei können die Teams einerseits als private Teams organisiert werden und sind dann nur für die Mitglieder dieser Teams sichtbar. Teams dagegen, die als öffentliche Teams etabliert wurden sind für alle Mitarbeiter im Unternehmen offen (bis maximal 2.500 Mitglieder).

Etabliert man die App, wird dem Nutzer eine Art „Full-Service Applikation“ ausgerollt, die an einer Stelle, wie in einem zentralen Cockpit, Werkzeuge für möglichst viele digitale Arbeitsprozesse bereitstellt. Innerhalb von Teams werden Unterhaltungen und Chats innerhalb Exchange Online gespeichert, Notizen im OneNote vorgehalten und als Planungstool gibt es den Dienst Planner.

Typisches Einsatzgebiet sind dynamische Teams für projektbasierte Aufgaben (zum Beispiel Einführung eines Produkts oder Einrichtung eines gemeinsamen digitalen Arbeitsraums). Anwenderunternehmen können schlicht die Vielfalt an Softwarewerkzeugen für den eigenen virtuellen Arbeitsraum bändigen. Sind im Standard noch nicht alle Wünsche befriedigt, bietet Microsoft die Integration weiterer hausinterner Produkte wie zum Beispiel Power BI, Forms oder Flow an. Ebenso können Produkte von Drittanbietern integriert werden.

Teambuilding – zentral und schnell

Der signifikanteste Unterschied zu klassischen Gruppenarbeitsprozessen und -Tools die wir auch heute schon im Einsatz haben (wie z.B. Outlook, File-Shares oder SharePoint on premise), fokussiert somit auf zwei Aspekte: In Teams steht den Nutzern an einem zentralen Ort (in der Cloud) alles an Werkzeugen zur Verfügung, was sie für ihre Arbeit brauchen. Und zwar in einer Weise, dass auch die unterschiedlichen Arbeits-Charaktere abgeholt werden. Der eine kann seinen Projektbericht im SharePoint ablegen und fortschreiben und der nächste im Chat permanent über Ergebnisse berichten. Das Team kann sich auf diese Weise bedarfsgerecht organisieren. Darüber hinaus steht der Arbeitsraum in Sekunden zur Verfügung. Dass man auf die Einrichtung einer Arbeitsumgebung (z.B. eines neuen Projektlaufwerks) zwischen Stunden und Tagen warten muss, ist passé. Das man erst einen Videoraum buchen oder auf die Einrichtung einer Konferenzschaltung warten muss: passé. Man klickt einfach auf „Team erstellen“, ist online und arbeitsfähig.

Kommunikation auf mehreren Kanälen

Um für Ordnung und Struktur innerhalb der Chats zu sorgen, stellt Teams sogenannte Channels zur Verfügung. Kanäle wiederum sind spezielle Abschnitte innerhalb eines Teams, mit denen Unterhaltungen nach bestimmten Themen, Projekten, Fachrichtungen oder anderen für das Team wichtigen Aspekten organisiert werden. Channels können sich also verschiedenen Themenbereichen innerhalb des Projekts zuwenden und sollen so vorbeugen, dass relevante Information verloren geht. In Teamkanälen können alle Teammitglieder offene Unterhaltungen führen. Private Chats sind nur für die am Chat beteiligten Personen sichtbar.

Sinnvollen Einsatz des Tools lernen – und steuern

Heißt also das Einführen von Teams „click and go“? Nein, sicherlich nicht. Einführen von Teams heißt nach unserer Meinung nicht unkontrollierte Freiheit, sondern Unterstützung ohne Kontrollzwang. Dass es im Unternehmen gelingt, dass Anwender diesen neuen Arbeitsstil annehmen und leben, wird nicht durch das einfache Bereitstellen der App gelingen. Es wird auch nicht ausreichen, Anleitungen ins Intranet zu stellen oder Videos mit Nutzungsbeispielen zu produzieren. Der probateste Weg ist es, die potentiellen Anwender mit Team-Workshops zu begleiten und sie anhand ihrer Arbeitsszenarien abzuholen. Auch das Etablieren interner „Botschafter“ mit weitgehender Expertise ist hilfreich. Sie können intern schnell helfen und haben eine wichtige Leuchtturmfunktion im Unternehmen.

Aufpassen muss man, wenn Teams wie Pilze aus dem Boden schießen. Anwender schätzen die Möglichkeit für den universellen Einsatz für unterschiedliche Szenarien wie interdisziplinäre Arbeitsgruppen, hierarchische Organisationsgruppen, Projektteams oder international aufgestellte Vorhaben. Es ist eine perfekte Gelegenheit, virtuelle Arbeitsräume im Self-Service – also ohne fremde Hilfe aus dem IT-Support – zu erzeugen. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass Unmengen von Datenräumen erzeugt werden, die keinen ausreichenden IT-Support erfahren. Unternehmenskritische Daten sind in solchen Räumen möglicherweise nicht compliant. Hier ist die Unternehmensführung gefordert, sich über die sinnvolle Nutzung von Cloud-Szenarien, über die richtige Mischung von hybriden Lösungen und on premise vs. Cloud Gedanken zu machen.

Fazit

Zur digitalen Transformation braucht es die Kopplung von New Work und dem Modern Workplace – und Unternehmen haben dies mittlerweile verstanden. Denn wenn beides ineinandergreift, ist die Basis für den Wandel geschaffen. Was aber macht einen Modern Workplace aus? Werfen wir einen Blick in die Microsoft Welt. Hier bietet Office mit Teams und PowerApps ein richtiges Cockpit. Eine moderne Schaltzentrale für erfolgreiche Projektteams (und alle anderen Teams) in Unternehmen und Organisationen.

Die Autorin

Claudia Baumer, acoris AG

Claudia Baumer ist Prokuristin und Vice President Business Development bei acoris. Sie begleitet Kunden sowohl im Mittelstand als auch im Konzernumfeld bei der Umsetzung des Digital Workplace. Dabei geht es um Prozessdigitalisierung und Workflowautomatisierung. Und darum, dass die Mitarbeiter in Unternehmen durch Technologien und die richtigen Tools optimal unterstützt werden.