Enterprise Search gehört zum Digitalen Arbeitsplatz

Über den Digitalen Arbeitsplatz wird derzeit viel geschrieben. Unternehmen stellen damit eine zentrale digitale Arbeitsplattform zur Verfügung, mit der Mitarbeiter auf Informationen, Tools und Services ortsunabhängig zugreifen können. Enterprise Search nimmt dabei eine zentrale Rolle ein. Beim Aufbau eines Digitalen Arbeitsplatzes gilt es jedoch Einiges zu beachten.

Nach einer Studie des Branchenverbandes Bitkom hatte im Jahr 2018 noch jedes dritte Unternehmen Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung. Die Einführung des Digital Workplace ist eine Entscheidung, die die Unternehmensleitung bewusst treffen muss. Schließlich ist er zunächst mit Investitionen in Hard- und Software-Lösungen verbunden. Damit sich diese Ausgaben schnell amortisieren und der Digitale Arbeitsplatz in einem Unternehmen tatsächlich zum Erfolgsprojekt wird, ist es wichtig die Mitarbeiter mit ihren Bedürfnissen von Anfang an ins Boot zu holen, um die Akzeptanz der Lösung zu gewährleisten. Auch wenn es erst einmal trivial klingen mag, ist der entscheidende Vorteil des Digitalen Arbeitsplatzes, dass Mitarbeiter schnell und einfach von überall her auf vernetzte Unternehmensinformationen zugreifen können.

Mit Enterprise Search plattformübergreifend auf benötigte Daten zugreifen

Digitale Arbeitsplätze ermöglichen Mitarbeitern einen sicheren Zugriff auf alle im Unternehmen benötigten Anwendungen und Daten - und das von jedem beliebigen Gerät aus. Das Thema „Enterprise Search“ oder „Universelle Suche“ ist ein wichtiger Teilaspekt, das den Zentralisierungsgedanken bei einem Digitalen Arbeitsplatz unterstützt. Dabei geht es darum, allen Mitarbeitern Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen, schnell, umfassend und rechtegeprüft zur Verfügung zu stellen. Ob die Informationen im Intranet oder in anderen Datenquellen des Unternehmens wie Fileservern, E-Mail-Systemen, Microsoft Office 365, Dokumenten-Management-Systemen oder der Cloud liegen, darf hier keine Rolle spielen.

Im Arbeitsalltag benutzt ein Mitarbeiter schließlich ganz unterschiedliche Applikationen für Kommunikation, Kollaboration, Wissensmanagement und Prozesse. Diese Applikationen sind oft nicht untereinander vernetzt, was zur Folge hat, dass die Informationen in einzelnen Datensilos liegen und nicht miteinander in Verbindung gebracht werden können. Enterprise Search ermöglicht als Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes einen plattformübergreifenden Zugriff auf die Unternehmensinformationen – natürlich nur für diejenigen Daten, für die der jeweilige Mitarbeiter berechtigt ist. Es dient sozusagen als zentrales Informations-Cockpit für alle Mitarbeiter. Intelligente Werkzeuge der Enterprise Search-Lösung machen im Digital Workplace die Informationen aus unterschiedlichen Datensilos nicht nur auffindbar, sondern setzen sie auch miteinander in Beziehung. Damit wird im Unternehmen Information und letztlich Wissen transparent und abteilungsübergreifendes Arbeiten statt Silodenken gefördert.

Aufbau eines Digitalen Arbeitsplatzes

Einen Digitalen Arbeitsplatz kauft man nicht – man baut ihn: Was Analystenunternehmen beschreiben, bestätigt die langjährige Projekterfahrung. In jedem Unternehmen muss die Umsetzung individuell auf die Anforderungen der Mitarbeiter ausgerichtet erfolgen. Die Vorteile des Digitalen Arbeitsplatzes greifen erst, wenn sich die Anwender in den für sie vorgesehenen Lösungen wiederfinden und sie darin einen echten Mehrwert sehen. Zunächst ist es wichtig, die Anforderungen genau zu definieren – am besten mit Key-Usern aus verschiedenen Abteilungen. Dann muss die technische Machbarkeit bezüglich der Integration anderer Applikationen geprüft werden.

Wie kann man nun einen Digitalen Arbeitsplatz im Unternehmen einführen? Das Intranet eignet sich beispielsweise hervorragend für den Aufbau eines Digitalen Arbeitsplatzes und als Einstiegspunkt, denn es ist für jeden Mitarbeiter zugänglich und bietet globale Unternehmensinformationen. Vor allem ist es für die Mitarbeiter ein vertrautes Werkzeug, so dass aufwändige Schulungen entfallen.

Mitarbeiter mit ihren Bedürfnissen abholen

In seinem Informations-Cockpit muss der Anwender zudem alle Bestandteile integriert haben, die er für seine persönliche Arbeit benötigt: Das sind beispielsweise seine Aufgaben, seine Termine, seine Mails, seine Tools zur Teamarbeit, seine Suchfunktion nach Experten im Unternehmen und wichtigen Dokumenten im File-System und anderen angebundenen Quellen. Auf all das sollte er ohne umständliches Wechseln zwischen den Programmen zugreifen können. Dabei ist es wichtig, dass der universelle Zugriff auf das Unternehmenswissen aus allen verwendeten Applikationen des Digitalen Arbeitsplatzes heraus gewährleistet wird. Der Ansatz der IntraFind Software AG dazu heißt Universal Search. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter nicht nur alle für ihn relevanten Informationen und Prozesse aus einer Plattform heraus ansteuern kann, sondern nach Möglichkeit aus allen Plattformen des Digitalen Arbeitsplatzes. Dazu werden konsequent Portlets, Add-Ons und Plugins für die wichtigen Bausteine des Digital Workplace entwickelt. Zu nennen sind hier beipielhaft Confluence, SharePoint bzw. Office 365, Outlook, Liferay, WordPress oder andere Content-Management- bzw. ECM-Systeme.

Beim Digitalen Arbeitsplatz für Anwenderakzeptanz sorgen

Suchen und Finden ist ein enormer Erfolgsfaktor bei der Einführung des Digitalen Arbeitsplatzes und sorgt für eine hohe Anwenderakzeptanz. Erfahrungen aus Kundenprojekten zeigen, dass die frühe Konzeption einer übergreifenden Suche ein entscheidender Baustein für die erfolgreiche Einführung des Digitalen Arbeitsplatzes ist. Je mehr Datensilos bzw. neue Systeme für den Digitalen Arbeitsplatz entstehen, umso weniger weiß man, wo die entscheidende Information aufzufinden ist und umso mehr Zeit verbringt man mit Suchen. Im schlimmsten Fall verwendet man für seine Entscheidungsfindung die falsche Information.

Ein weiterer wesentlicher Faktor ist, relevante Informationen nicht nur zu finden, sondern zu analysieren und zueinander in Beziehung zu setzen. Dies erfordert ein tiefes linguistisches Textverständnis der im Hintergrund laufenden Software und kann nur mit hochentwickelter KI-Technologie realisiert werden. Ziel ist es, die besten Eigenschaften von Mensch und Maschine zu verknüpfen. Künstliche Intelligenz übernimmt im Digital Workplace Routineaufgaben, indem sie Informationen aus Dokumenten, Nachrichten und weiteren Quellen ausliest und eigenständig weiterverarbeitet, beispielsweise indem sie eingehende E-Mails aus einem Sammelpostfach an den zuständigen Kollegen weiterleitet. Aus dem Verhalten und den Entscheidungen der Mitarbeiter lernt sie dazu und reagiert im Wiederholungsfall automatisch. Mitarbeiter werden so entlastet und können sich stärker auf ihre eigentlichen Arbeiten fokussieren. Künstliche Intelligenz soll den Menschen schließlich nicht ersetzen, sondern bei seiner Tätigkeit optimal unterstützen.

Das führt wieder zu den altbekannten Vorteilen des Digitalen Arbeitsplatzes: Wenn die Mitarbeiter jegliche technische Unterstützung haben, um ihre Arbeit kompetent sowie zeit- und ortsunabhängig ausführen zu können, sind sie nicht nur motivierter, sondern auch kreativer und produktiver.

Beispiel für einen digitalen Arbeitsplatz mit Enterprise Search

Der Autor

Franz Kögl, IntraFind Software AG

Franz Kögl ist Vorstand und Mitbegründer der IntraFind Software AG. Nach einem Studium der Elektrotechnik und einem Aufbaustudium zum Wirtschaftsingenieur war Franz Kögl mehrere Jahre für mittelständische IT-Unternehmen tätig. Im Jahr 2000 gründete er die IntraFind Software AG und entwickelte das Unternehmen zu einem etablierten Softwarehersteller für Enterprise Search und AI-basierte Anwendungen. Der gefragte Experte hält regelmäßig Vorträge und verfasst Fachartikel zu Themen wie Künstlicher Intelligenz, Natural Language Processing oder zum Digitalen Arbeitsplatz.