Teamwork im Digital Workplace – Onboarding leicht gemacht

Teamwork ist nicht nur für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens wichtig, sondern wird auch im Zusammenhang mit New Work oder verschiedenen Standorten immer relevanter. Laut World Economy Forum (WEF) sind Zusammenarbeit und People Management tragende Säulen für den Arbeitsplatz ab 2020. Hierbei sorgen nachhaltige Lernsysteme, Investition in Humanressourcen und Kooperation mit verschiedenen Stakeholdern für langzeitiges Wachstum.

Teamwork beginnt bereits im Onboarding Prozess und erfordert idealerweise Kenntnis über die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter, um sie effektiv einsetzen zu können. Diese Charakteristiken sind wiederum während des Onboardings eines neuen Mitarbeiters in der Regel noch nicht bekannt. Um diese zu ergründen und sichtbar zu machen, ist der Digital Workplace die ideale Lösung.
Nun kann man sich fragen, ob der Digital Workplace nicht zu unpersönlich ist, um Onboarding und Teamwork zu optimieren. Der Digital Workplace sollte das persönliche Gespräch niemals ersetzen, sondern vielmehr sinnvoll ergänzen. Die folgenden sechs Actionpoints zeigen Ihnen, wie diese Dualität gelingt:

1. Kompetenzen, Talente, Stärken und Schwächen analysieren.

Um die Charakteristiken eines neuen Mitarbeiters kennenzulernen, hilft es die verschiedenen Komponenten zu ergründen. Als Basis hierfür kann beispielsweise ein Xing Profil dienen, welches viele Bewerber bewusst up-to-date halten (besonders vor einer Neuanstellung). Aus dem Profil lassen sich Kompetenzen und persönlich Schwerpunkte leicht ergründen. Nutzen Sie diese Kenntnis, um die Stärken und Schwächen der Teammitglieder abzuwägen, um so ein Gesamtprofil Ihres Teams aufzustellen.

2. Persönliches Profil im Social Intranet anlegen.

Profile ermöglichen es neuen Mitarbeitern, unkompliziert mehr über Kollegen zu erfahren. Aber auch, sich selbst und die eigenen Kernkompetenzen vorzustellen. Deshalb sollten Kompetenzen, Talente, Stärken (und Schwächen) im Profil erwähnt werden. Das hat zwei Vorteile: Jeder kann sich ein Bild von neuen Kollegen machen, auch wenn man sich persönlich noch nicht näher kennen gelernt hat. Sind solche Profile gepflegt und auf dem neuesten Stand gehalten, kann jeder selbstständig und schnell nach kompetenten Kollegen suchen, die bei bestimmten Aufgaben und Projekten helfen können. So wissen auch Mitarbeiter im Onboarding-Prozess, von wessen Wissen sie profitieren können.

3. Verantwortung step by step steigern.

In den ersten Monaten ist ein neuer Mitarbeiter gute 50% weniger produktiv als eingearbeitete Kollegen. Umso wichtiger ist es, einen effizienten und nachhaltigen Onboarding-Prozess zu definieren, der es Mitarbeitern ermöglicht, sich schnell einzuarbeiten. Ein Digital Workplace impliziert, dass vorhandene Tools mit einander verknüpft sind. Dies hilft neuen Mitarbeitern einen schnellen Überblick über vorhandene Prozesse und Hilfsmittel zu erhalten. Integrierte Onboarding-Schulungen, auf die sie Online zugreifen können, erleichtern den Einstieg in ein Unternehmen massiv. So sind Neueinsteiger in der Lage sich am Anfang selbstständig Wissen anzueignen. Zusätzlich ist es nützlich, eine Art „Mentorenprogramm“ zu etablieren, wodurch jeder neue Mitarbeiter neben den Digital Workplace Tools einen persönlichen Ansprechpartner hat, der ggf. offene Fragen beantwortet, den neuen Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur vertraut macht und während erster eigener Projekte zur Seite steht. So ist die Produktivität eines neuen Mitarbeiters gesteigert, er wird praktisch ins Team integriert und die Kapazität der etablierten Kollegen wird nicht überbelastet.

4. Aufgaben wirkungsvoll verteilen.

Auch ein Team wächst mit seinen Aufgaben. Manchmal mag es effizienter sein, Aufgaben einer Einzelperson anzuvertrauen. Oft genug macht es aber tatsächlich Sinn, eine Aufgabe an mehrere Personen zuzuweisen: persönlich, im Projektmanagement-Tool oder direkt im Social Intranet. Das nimmt neuen Mitarbeitern die Hemmungen, um nach Brainstormingsessions, Korrekturlesen oder anderen Hilfestellungen bei Kollegen zu fragen.

Der Status der Aufgaben kann direkt im Digital Workplace besprochen werden. Das hat einen weiteren Vorteil: es bleibt für alle ersichtlich, wie das Projekt vorankommt, woran es hapert und wer evtl. noch mit einspringen muss. Für Mitarbeiter im Onboarding-Prozess ist diese Vorgehensweise besonders sinnvoll. So hat er direkt einen Peer zur Seite, der sein Wissen und seine Erfahrung teilen kann. Doch auch der neue Mitarbeiter kann sich bereits verantwortungsvoll einbringen. Auch das ist Teil des New Work Gedanken!

5. Kompetenzen mit gezielten Lernangeboten fördern.

Schulungen und Lernangebote sind nicht nur am Anfang des Onboarding-Prozesses relevant. Fehlen beispielsweise bestimmte Kompetenzen im Team, bieten sich je nach Größe des Unternehmens verschiedene Schulungsformate an. Zum Beispiel können individuelle Schulungen oder Kurse für Mitarbeiter(-gruppen) angeboten werden, oder sogar Plattformen auf denen Mitarbeiter sich gegenseitig Inhalten beibringen können. Mit Hilfe von Einbindungstechniken wie einer API können Kurse direkt im Intranet angeboten werden. So wissen auch neue Mitarbeiter von Anfang an, welche Fortbildungsmöglichkeiten sie haben.

6. Aktives Mitwirken belohnen.

Belohnungen müssen nicht immer monetär gestaltet sein. Im Gegenteil: New Work bezieht sich vor allem auf intrinsische Motivation, wie Selbstverwirklichung und das Mitwirken an höheren Zielen. Auch ein Seitenblick auf soziale Netzwerke zeigt: Menschen bringen sich aktiv ein, wenn sie durch Klicks, Likes und Follower Bestätigung finden. Oder wenn sie sich, wie bei Wikipedia, Teil einer sinnvollen Bewegung verstehen. Das Mitwirken im Digital Workplace beruht ebenfalls auf ähnlichen Motivationsfaktoren; Anerkennung für die eigene Leistung durch Likes oder das eingebrachte Wissen durch Wiederverwendung sind motivierende Reaktionen. Das Gefühl, einen sichtbaren Beitrag am Projekterfolg zu leisten, vor allem wenn andere auf dem aufbauen, was man beigesteuert hat gibt Mitarbeitern Bestätigung.

Fazit

Im Kampf um Talent ist ein effektives Zusammenspiel von Wissensmanagement, Einarbeitung und Teamwork wichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Digital Workplace ermöglicht durch Auffindbarkeit von Experten, Kompetenzprofilen, Steigerung der Produktivität, effiziente Teambildung, integrierte Förderung und intrinsische Motivation eine bessere Zusammenarbeit und People Management, nicht nur im Onboarding-Prozess. Die Integration von Schulungen und Kursen, sowie ein Überblick der zusammenhängenden Tools hilft Mitarbeitern sich schnell in Teams zu integrieren und einzubringen, wodurch langfristig das Wachstum des Unternehmens gefördert wird. Hierbei ist wichtig, dass der Digital Workplace als Stütze in diesem Prozess gemeint ist. Der persönliche Austausch zwischen Mitarbeitern ist essentiell, um ein funktionierendes Team aufzubauen.

Quellen:

www3.weforum.org/docs/WEF_Future_of_Jobs_2018.pdf
„The Big Five for Life: Was wirklich zählt im Leben“ John Strelecky, 2009

Die Autorin

Sophia Schrömbges, Viadesk Digital Workplace Solutions

Sophia Schrömbges ist Junior Marketing Specialist bei Viadesk Digital Workplace Solutions. Ihre Expertise zum Thema Digitalisierung und Wissensmanagement bringt sie in verschiedenen Artikeln und Vorträgen ein.